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Reunião de Conselho: a experiência do EBANX para tornar as reuniões mais produtivas

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Reunião de Conselho: a experiência do EBANX para tornar as reuniões mais produtivas

Reunião de Conselho boa é aquela que tem foco, prioridades e follow-up. Mas na prática, tornar essas conversas produtivas é o maior desafio.

Sempre foi um sonho meu ter um Conselho, mesmo sem entender muito bem o que era governança corporativa. Mas, com tantas outras prioridades no negócio, sempre deixamos essa decisão para depois. Foi com o apoio e a insistência da Endeavor que finalmente decolamos com o projeto do nosso Conselho Consultivo no final de 2014.

Depois de uma mentoria que tivemos com o Yoshio Kawakami, o contratamos para nos ajudar a formar o Conselho ideal para o EBANX. Fomos de novembro de 2014 até o início de 2015 conversando com potenciais conselheiros e definindo as regras básicas de funcionamento. Na primeira composição do nosso Conselho Consultivo fechamos com Wolney Betiol, fundador da Bematech e José Rogério Luiz, que já foi vice-presidente de planejamento do Grupo Netshoes e também presidente do Conselho de Administração da Totvus e, tempos depois, em substituição ao José Rogério vieram José Renato Hopf, cofundador da GetNet, e José Tosi, ex-presidente da MasterCard. A advogada interna do EBANX era quem secretariava as reuniões.

No início, em 2015, tivemos muitas reuniões seguidas, 6 em menos de 9 meses. O primeiro aprendizado foi de que não se deve chegar com muita sede ao pote, querendo sorver e aproveitar o conhecimento dos conselheiros de uma só vez. Também nessa época vivíamos um momento de M&A hostil para cima de nós, o que invariavelmente nos tomou muitas horas de todas as reuniões daquele período, deixando pouco tempo livre para discussão de outros temas.

Um outro aprendizado foi relacionado à gestão do tempo. Por mais que nossas reuniões fossem longas, 6 horas em média, a dinâmica de nossa operação e os updates dos acontecimentos por si só já demandavam muito tempo, então uma reunião com 5 ou 6 assuntos específicos nunca conseguia exaurir todos os temas pautados.

Já a organização das reuniões fluiu bem desde o início. A pauta sempre era enviada 5 dias antes e a ata seguia 5 dias depois. E todo mês mandávamos um update detalhado para o Conselho com os reports financeiros junto com os principais acontecimentos do período. É importante também contar com uma equipe de facilities antenada no apoio para as questões logísticas.

Porém, nosso grande gargalo sempre foi o follow up da nossa parte sobre as ações que nos comprometíamos realizar aquele mês. Nas reuniões, vários insights e valiosos conselhos surgiam. Mas, no dia seguinte, quando voltávamos para a nossa mesa éramos tragados de volta pela operação. Nós prometíamos uma coisa e no mês seguinte chegávamos para a reunião sem ter feito, fazendo as conversas andarem em círculos.

E agora, quase dois anos conduzindo reuniões do nosso Conselho, tenho um desafio para 2017: como torná-las mais produtivas e exequíveis, para de fato nos ajudarem nas questões mais difíceis? Para tornar isso realidade, voltei no tempo e enumerei os assuntos mais pautados no passado. Percebi que orbitamos em torno dos mesmos 8 assuntos, uns mais e outros menos, durante todo esse tempo. Os assuntos só se intercalavam entre eles, iam e voltavam. Sem o follow up devido da nossa parte.

A virada de chave aconteceu quando eu e meus sócios tivemos a oportunidade de participar como convidados da última reunião do Conselho da Endeavor de 2016. Ali descobrimos que proatividade é chave num quórum de conselheiros tão qualificados como os da Endeavor e os do EBANX. Então agora passaremos a adotar uma postura muito mais proativa do que reativa perante o Conselho. Não vamos mais colocar uma dor na mesa e ficar confabulando sobre ela.

Vamos trazer a dor já com o remédio que estamos aplicando e aí sim absorver o máximo de conhecimento dos nossos Conselheiros no caso concreto.

Por exemplo, já para a nossa próxima reunião de Conselho, teremos apenas 3 assuntos na pauta. Um para ser discutido a fundo e os outros mais para demonstrar as ações que já estão sendo tomadas. Essa é uma forma de levarmos resoluções mais concretas ao Conselho e resolver também o problema das ações que nunca saiam da ata.

Vejo os membros do Conselho como nossos irmãos mais velhos, trazendo a visão de quem já passou por aquilo que os próprios empreendedores ainda não passaram. Essa experiência é a principal entrega do Conselho.

E mesmo que eles deem orientações, a decisão final é nossa. O desafio está justamente em fazer essas duas coisas se aproximarem, para que a decisão tomada seja também embasada na experiência compartilhada pelo conselheiro.

Ao longo do ano, compartilho novos insights que surgirem nas reuniões de Conselho que temos pela frente.

Tamo junto galera e vamos em frente!

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, EBANX, CEO
Alphonse é hoje o CEO do EBANX e Empreendedor Endeavor desde 2012. O empreendedor tem sua formação em direito pela Pontifícia Universidade Católica do Paraná com pós-graduação em Direito Internacional, tendo advogado em grandes escritórios do Paraná. Seu gosto por viagens e esportes radicais o levaram a empreender e Alphonse foi proprietário de uma produtora de TV, onde atuou por alguns anos na área de comunicação no mercado esportivo, como apresentador na Band Curitiba. Em 2009 Alphonse fundou uma empresa de cartões pré-pagos para uso online que, em seus poucos anos de existência, já era uma das principais fornecedoras de pagamentos na América Latina.

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