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Poka Yoke: como ter uma empresa à prova de erros

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Conheça tudo sobre Poka Yoke, uma técnica de gestão da qualidade baseada em soluções simples, que evitam falhas em processos e reduzem custos 

“Poka Yoke”; ou “pocá-ioquê”, para os íntimos. Esse nome, tão curioso, é de origem japonesa e significa “à prova de erros”. A partir daí, já dá para se ter uma ideia da natureza dessa ferramenta, que foi criada no Japão e implantada no Sistema Toyota de Produção já faz algum tempo. Pois é, o nome até pode ser engraçado, mas a função do Poka Yoke é muito séria: trata-se de um sistema de inspeção desenvolvido para prevenir riscos de falhas humanas e corrigir eventuais erros em processos industriais, sempre por meio de ações simples.

Poka Yoke surgiu nos anos 1960, quando Shigeo Shingo, hoje considerado um gênio da engenharia, liderava a produção da Toyota. Não havia um dia em que ele não se deparasse com falhas humanas, que resultavam em produtos defeituosos: e, por isso, não havia um dia em que não ficasse irritado. Diante disso, Shingo começou a desenvolver técnicas que, por vingança, chamou de Baka (“idiota”, em japonês) Yoke (“à prova de”), em um processo que dispensa traduções. Aos poucos, porém, as técnicas foram aprimoradas, se provaram profundamente eficazes e ganharam aderência. Para não ofender ninguém, Shingo trocou o Baka por Poke.

Hoje, o Poka Yoke é uma técnica absolutamente consagrada de gestão em processos industriais, mas não só: a lógica da ferramenta se ampliou, de modo que ela pode ser aplicada a qualquer situação que envolva riscos de falhas ou defeitos. Como a administração do seu negócio, por exemplo.

Algum exemplo de aplicação?

O próprio Shigeo Shingo nos deu um exemplo icônico de aplicação do Poka Yoke. Quando um cliente o avisou de que alguns interruptores produzidos pela Toyota estavam vindo sem mola – o que impossibilitava o funcionamento -, o engenheiro conversou seguidas vezes com a equipe. Mas o efeito persistia, e ele acabou desenhando o seguinte processo: todas as peças do interruptor deveriam ser colocadas em um prato, para só então serem montadas. Se, ao final desse processo, sobrasse uma peça no prato, algo teria saído errado.

E o que Poka Yoke tem a ver com o meu negócio?

Se não tudo, quase tudo. Isto é, se sua empresa lida com produção ou montagem de algum tipo, apesar de você talvez conseguir aplicar o método em diferentes processos. Essa é uma ferramenta de gestão de qualidade das mais eficazes, que já foi validada de várias formas por empresas de todo o mundo. Ou seja, está mais do que provado que ela é capaz de auxiliar a reduzir seus custos com falhas humanas e de processos, ou de problemas com defeitos em produtos.

Em outras palavras, o Poka Yoke pode impedir que os erros de agora se transformem em defeitos lá na frente.

O pensamento por trás desta ferramenta é o de que, se há uma imperfeição em algum processo, é possível tomar atitudes descomplicadas para resolvê-la antecipadamente. E isto, acredite, pode ser muito melhor do que tentar resolver depois, com o produto ou serviço já concluído. Os custos com desperdícios e retrabalhos seriam muito maiores.

Faz sentido. Agora, como posso usar a ferramenta?

De acordo com especialistas no assunto, são seis os passos essenciais que o empreendedor deve seguir para aplicar o Poka Yoke em suas atividades:

1) conheça a falha a ser corrigida: é preciso que você compreenda exatamente o defeito de produto, de serviço ou de execução de alguma etapa que deva ser contornado. Para facilitar esta etapa, registre o defeito por meio de fotos, vídeos e/ou transcrição de narrativas.

2) compreenda as causas: entender o que levou à ocorrência dos defeitos e das falhas é fundamental para corrigi-los. De acordo com uma cartilha produzida pelo Movimento Empreenda (disponível aqui), os defeitos são originados por dez causas principais:

1 – Não executado por falta de processamento

2 – Erro na execução ou no processamento

3 – Erro na disposição/no posicionamento dos elementos

4 – Ausência ou excesso de elementos

5 – Utilização de elemento errado

6 – Execução ou processamento de elemento errado

7 – Falha do equipamento

8 – Erro de ajuste

9 – Falha na preparação do equipamento

10 – Ferramentas ou dispositivos inadequados

E as principais falhas humanas são:

1 – Falta de concentração ou esquecimento

2 – Inércia mental, decisão “sem pensar”, excesso de familiaridade

3 – Análise superficial e/ou rápida; identificação errônea

4 – Falta de experiência, amadorismo

5 – Imprudência ou teimosia

6 – Distração momentânea

7 – Lentidão na ação, demora na decisão

8 – Ausência de padrão, falta de procedimento

9 – Situação inesperada, surpresa

10 – Má fé ou intencional

3) cogite soluções: primeiro, pergunte-se: como a falha pode ser prevenida? Se não conseguir responder, tente descobrir como o defeito pode ser detectado o quanto antes. Ou, ainda, se a falha ou o defeito deve ser detectado de forma direta (sem interferência humana) ou indireta (com interferência humana).

4) verifique a eficácia da solução: para que seja a mais eficaz possível, a solução Poka Yoke deve eliminar a falha ou o defeito de forma simples, sem grandes impactos na sua gestão de custos. Deve fazer parte do processo, sendo executada no local em que a falha ocorre, e deve evitar que esta falha seja passada para a próxima etapa.

5) implante a solução: faça isso em toda a empresa.

6) registre-a: ao final do processo, colete o máximo de informações que conseguir a respeito dos ocorridos, comparando os resultados obtidos. Isto será extremamente útil para o desenvolvimento de outras soluções Poka Yoke no futuro.

Legal! Onde posso encontrar mais informações sobre a ferramenta?

Há informações bem completas naquele link que passamos acima, no portal do Movimento Empreenda. E neste link do site NovoNegócio, você encontra mais detalhes sobre as origens e as aplicações do Poka Yoke. Embora mais direcionado à indústria, nunca se sabe: vai que você tira daí uma nova ideia para evitar falhas e reduzir custos?

Para se aprofundar no tema veja também:

A Endeavor é a organização líder no apoio a empreendedores de alto impacto ao redor do mundo. Presente em mais de 20 países, e com 8 escritórios em diversas regiões do Brasil.

Acreditamos que a força do exemplo é o caminho para multiplicar empreendedores que transformam o Brasil e por isso trazemos aprendizados práticos e histórias de superação de grandes nomes do empreendedorismo para que se disseminem e ajudem empreendedores a transformarem seus sonhos grandes e negócios de alto impacto.

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9 Comentários

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  1. Gabriela de Jesus - says:

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    Também gostei muito das ideias do Poka Yyoke. Sempre busco me desenvolver pessoalmente e profissionalmente e ferramentas que ajudam a gente detectar erros e preveni-los é sempre muito bom! Obrigado galera do Endeavor.

  2. Alvaro Vincius - says:

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    Essa técnica é muito boa!!!

  3. Fernando Almeida - says:

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    Opa, não conhecia essa!

    Já tô pensando aqui em uma maneira de utilizar nas minhas planilhas…

    Seria algo como o plugin Yoast: quando estou escrevendo algo em meu site (http://ideiasb.com), ele vai lista todos os requisitos para otimização, deixando em verde os já feitos e em vermelho os que estão faltando.

    Alguma ideia de como fazer isso em planilhas de apuração de resultados? :P

  4. Daniela F. Oliveira - says:

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    Adorei as dicas sobre o Poka Yoke
    É sempre bom aprender mais e mais com
    conteúdo de altíssima qualidade postado aqui no endeavor.
    Grata, bjs!
    Academia do importador funciona

  5. DIVALDO VIEIRA - says:

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    Algo que nos ajude a evitar os erros

    sempre é bem vindo

    Gente que coisa mais linda!

    Amei o post, amei o blog!

    Parabéns!

    Vou seguir as dicas!

    Bjos

    visite:http://www.falacoracaotelemensagem.com.br/

  6. Daniel Farias Jr - says:

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    Abrir Mei bem fácil com este pessoal
    http://www.cadastrarmei.com.br/mei-microempreendedor-individual/
    Em menos de 24 Horas eles me mandaram CNPJ + Contrato Social + Alvará + Guia DAS Inss
    E mais instruções e dicas para MicroEmpreendedor Individual
    Para mim foi ótimo!

  7. Alexandre de Oliveira - says:

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    Muito bom o seu artigo, tá de parabéns!
    empregos uberlandia

  8. Ricardo juliao - says:

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    show de bola o seu artigo, valeu!

    academia do importador felipe barcelos

  9. Andre Lucas - says:

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    importaçãobemsucedida.com.br

    Good Cool ~ *

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