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PDCA: a prática levando sua gestão à perfeição

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Conheça o ciclo PDCA, uma metodologia que proporciona melhora contínua de processos por meio de planejamento e medição de resultados

Você já deve saber que, quando se trata de ajudar a aprimorar sua gestão, nós não medimos esforço. E isso significa sempre trazer conteúdo relevante, seja compartilhando ferramentas de gestãorefletindo sobre questões da gestão por competências, ou mostrando porque é importante aprimorar a gerência de TI. Agora, vamos abordar uma metodologia de gestão que pode ser super efetiva para você melhorar processos: o ciclo PDCA.

Mais uma sigla? O que quer dizer?

É que siglas sempre facilitam as coisas. Principalmente neste caso, em que PDCA quer dizer, em inglês, PLAN-DO-CHECK-ACT, ou também PLAN-DO-CHECK-ADJUST, que significam Planejar-Fazer-Verificar-Agir, ou Planejar-Fazer-Verificar-Ajustar. Vai, confessa, é bem mais fácil dizer “vamos implantar o PDCA” do que “vamos implantar o Plan Do Check Act/Plan Do…”, não?!

Trata-se de uma metodologia. Uma técnica de gestão interativa que consiste justamente nestes quatro passos, e que tem como objetivo melhorar os processos e os produtos de forma contínua.

Também chamado de ciclo de Shewart ou ciclo de Deming, o PDCA se tornou famoso nos anos cinquenta graças a este segundo – o estatístico e professor americano William Edwards Deming, considerado o pai do controle de qualidade nos processos produtivos. Há quem também atribua a criação ao primeiro, o engenheiro Walter Shewart.

E, conforme você vai perceber, está relacionado aos fundamentos da metodologia Kaizen, de que falamos aqui. Afinal, assim como ocorre nesta filosofia, uma das finalidades do PDCA é acelerar e aperfeiçoar os processos de uma empresa, por meio da identificação de problemas, de causas e de soluções.

Como utilizo o PDCA em minha empresa?

Antes de tudo, é importante entender que se trata de um ciclo. Ou seja, todo o processo é constituído por atividades que devem ser planejadas e recorrentes, sem que tenham um fim determinado.

E o ciclo respeita a ordem proposta pela sigla. Ou seja, tudo começa com o P, o Planejamento, momento em que você deve focar a parte estratégica, levantando informações e analisando-as. Depois, parte-se para a prática, o D, quando o que foi planejado deve ser executado. E o que foi executado deve, então, ser verificado, ou checado (C); é o momento em que as ações são avaliadas, e cuja avaliação aplicará uma ação ou um ajuste (A), de forma a corrigir os problemas e as divergências encontradas.

Agora vamos olhar de mais perto para cada uma dessas etapas:

1 – PLAN (PLANEJAR) – Neste primeiro passo para a aplicação do PDCA, você deve elaborar um plano. Deve desenvolver, com base nas diretrizes e políticas da sua empresa, uma estratégia que se proponha a resolver os problemas levantados.

A partir disso, deve levar em consideração três fases fundamentais: a primeira é o estabelecimento dos objetivos do ciclo; a segunda é a escolha do caminho para que estes objetivos sejam atingidos; e a terceira é a definição do método que deverá ser utilizado para isso. E deve também montar a equipe, escolhendo os profissionais que liderarão os processos.

Como ocorre em qualquer planejamento, a boa e cuidadosa elaboração desta etapa evita falhas e perdas de tempo desnecessárias nas próximas fases do ciclo PDCA.

2 – DO (FAZER) – O planejamento está pronto e bem detalhado? Hora de colocá-lo em prática. Hora de arregaçar as mangas e tocar a execução do plano, que consiste também em treinar os envolvidos para prepará-los para o método que será empregado. Esta é a etapa mais importante do ciclo PDCA, e deve ser acompanhada bem de perto para que em nenhum momento se desvie do que foi planejado.

3 – CHECK (VERIFICAR) – O terceiro passo do PDCA é a análise ou verificação dos resultados alcançados e dos dados coletados. Esta etapa pode se desenvolver tanto ao mesmo tempo em que o plano quando é elaborado – quando se verifica se o trabalho está sendo feito da forma devida - quanto após a execução, quando são feitas as análises estatísticas dos dados e a verificação de todos os itens. O principal objetivo desta fase é detectar eventuais erros ou falhas.

4 - ACT ou Adjust (AGIR, CORRIGIR)– É a última fase do PDCA. Nela, são tomadas as ações corretivas com base no que foi verificado. Ou seja, deve-se corrigir as falhas encontradas no passo anterior. Então, após realizada a investigação das causas destas falhas ou desvios no processo e após agir para solucioná-las, comece tudo de novo. Exatamente: como um ciclo, o PDCA deve ser retomado sempre para que, as práticas e os processos se aprimorem continuamente.

Certo. Mas por que o PDCA é tão importante assim?

Porque a metodologia é uma tradução precisa daquela máxima segundo a qual a “prática leva à perfeição”. Somente após a retomada de processos você conseguirá identificar e corrigir falhas, aprimorando-os continuamente.

E também o PDCA prioriza a medição – e você já deve ter percebido que medir é uma atividade fundamental para a sua gestão. Afinal, como você poderá saber se sua oferta hoje é melhor do que a de ontem? Como descobrir se os seus produtos ou serviços estão de fato agradando aos clientes, sem ter dados concretos para isso? Como bem afirma Peter Drucker, o papa da administração, “o que não se pode medir, não se pode gerenciar”.

Algum exemplo de aplicação prática?

Claro. A título de exercício, imagine que você precise promover um treinamento contra incêndio.

Pegue uma folha e a divida em quatro partes, cada uma relativa a uma atividade do ciclo. E coloque, em cada parte, atividades correspondentes ao projeto. Por exemplo: “preparar cronograma de treinamentos”, no P; “realizar atividades treinamento de combate em incêncio”, no D; “verificar se os funcionários entenderam os procedimentos” e “medir avanços físicos do projeto”, no C; e “corrigir procedimentos de emergência”, ou “contratar mais gente”, no A.

Enfim, este é apenas um exemplo de como a metodologia do PDCA pode contribuir para você melhorar processos e produtos de forma contínua na sua gestão.

Onde posso encontrar mais informações?

Este artigo do Portal Administração traz mais detalhes sobre o ciclo PDCA. E neste artigo, o professor Marcelo Nakagawa traz um pequeno dicionário de “startupês”, em que define também o PDCA.

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