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Inventário: uma lista de motivos para realizá-lo na sua empresa hoje

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Inventário: uma lista de motivos para realizá-lo na sua empresa hoje

Com um inventário sempre atualizado, você se previne contra desperdícios, perda de vendas e uma série de outras ameaças à sua gestão

Responda rápido: você sabe dizer exatamente quantos produtos disponíveis para venda tem o seu estoque? Consegue dizer quantos bens e materiais pertencentes à sua empresa estão armazenados? Caso não tenha noção, é hora de considerar seriamente realizar um inventário. E caso tenha somente uma vaga ideia, também é hora.

Você vai perceber que manter um inventário sempre atualizado é fundamental. Se não, imagine a seguinte situação: você está pendurando alguns quadros em casa, e descobre que precisa de pregos. Sem pestanejar, sai para comprá-los e, quando volta, encontra um pacote fechadinho em um armário. Conseguiu transportar a situação para a sua gestão? Pensou nas despesas que ocorrências como estas podem gerar? Então vale continuar lendo.

O que é inventário?

Existem várias aplicações para o termo. Talvez você já tenha ouvido falar dele na ocasião em que uma pessoa vem a falecer – realiza-se o inventário de todos os bens para que sejam partilhados entre os herdeiros. A origem do termo explica: no latim, inventarium pode significar tanto uma relação de bens deixados por alguém como uma lista onde se registram minuciosamente os itens constantes em um determinado lugar.

A gestão corporativa faz uso dessa segunda definição.

Para as empresas, o inventário é uma lista de todos os bens e materiais pertencentes a elas, e disponíveis em estoque; podem estar armazenados nas próprias instalações das companhias ou fora delas.

Dependendo do negócio da empresa, os materiais listados em um inventário podem ser utilizados na fabricação de bens mais complexos; ou podem eles mesmos serem comercializados.

Por que é tão importante manter um inventário?

Pense no exemplo que demos acima. Agora troque sua casa por sua empresa, e multiplique a caixinha de pregos por mil, dez mil, cem mil; pois é, só por isso já dá pra ter uma ideia de como vale a pena realizar uma lista com todos os bens pertencentes da sua organização.

Entre os inúmeros motivos para isso, podemos citar alguns mais relevantes: 

Fim (ou drástica redução) do desperdício

Evitar o desperdício em qualquer nível de uma empresa é uma das principais funções de um inventário. É por meio dele que você assume controle sobre as quantidades estocadas de um determinado produto, e que define quais os tamanhos dessas quantidades de acordo com a demanda. Assim, caso um produto não esteja sendo muito vendido, você poderá direcionar os recursos que seriam aplicados nele a outras áreas da sua empresa, como Marketing ou Planejamento, o que resultaria em um potencial crescimento do seu negócio.

Além disso, dependendo da natureza das suas operações, os produtos podem passar da validade ou tornarem-se obsoletos. É desnecessário dizer que essas são duas situações catastróficas para seu negócio. Mas podem ser evitadas com um inventário, onde você vai registrar não apenas a quantidade dos produtos, como também todas as especificações deles.

E ainda há o custo do depósito: com um inventário preciso e sempre atualizado, você pode otimizar esta despesa, seja alugando um espaço menor, seja contratando menos funcionários para manuseá-los. Aliás, se este for o caso da sua empresa, você já deve saber que o processo de empacotamento e de envio dos produtos também se torna mais eficiente quando há uma menor quantidade de itens estocados.

Estoque sempre preparado

Agora vamos inverter a situação: ninguém em sã consciência quer perder vendas por falta de artigos em estoque, não é? Bem, deveria ser, mas não é o que se vê por aí. Ainda é enorme o número de gestores que não se preparam para um aumento nas demandas, e que não conseguem supri-las.

Realizar um inventário também pode evitar esse tipo de situação absurda. Afinal, quando você conhece exatamente a demanda média mensal (e as oscilações relacionadas à sazonalidade) dos produtos que vende, poderá planejar o seu estoque com muito mais precisão. Conseguirá manter um estoque enxuto, mas sempre preparado para as demandas de seus clientes.

Problemas sempre identificados

Quando você mantém um controle de inventário preciso, consegue identificar problemas antes deles surgirem de fato. Falhas nos pedidos de algum vendedor, produtos sofrendo avarias no processo de empacotamento, pedidos enviados com erro ao setor de compras; estes são apenas alguns exemplos do que pode ocorrer durante os processos.

Porém, um inventário sempre atualizado certamente revelará estes problemas com antecedência, e você poderá resolvê-los antes que perca muitos recursos.

Melhora no atendimento aos clientes

Ao evitar ou resolver rapidamente problemas como de entregas e empacotamentos, um inventário contribui indiretamente para a melhora nas suas relações com os clientes.

Se não, imagine a seguinte situação: um cliente realizou uma reclamação com a sua empresa. Afirmou que recebeu apenas 4 dos 5 itens pedidos. E suponha que você não tenha um sistema de inventário eficiente para justificar o que aconteceu, e tampouco para recompensá-lo.

Ora, se o inventário estivesse em dia, você poderia atender o cliente com precisão e rapidez, confirmando a disponibilidade do produto e o período estimado de entrega. Ou seja, você conseguiria dar uma resposta que provavelmente o satisfaria. E em tempos de competição acirrada, esse é o tipo de atendimento que pode fazer toda a diferença.

Além destes, há vários outros motivos pelos quais você deve sempre manter o controle do seu inventário em dia. Aqui, quisemos apenas chamar sua atenção para uma questão que, se não for tratada com a devida importância, poderá causar sérios danos a uma gestão.

E neste artigo da Granatum Estoque, você encontra mais informações sobre como realizar um inventário.

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