Como a Arquivei está simplificando a burocracia das Notas Fiscais no Brasil

Esse é um conteúdo oferecido por:   Radar Santander

Isis Abbud
Isis Abbud

Fundadora da Arquivei e empreendedora participante do Radar Santander, programa de aceleração do Santander em parceria com a Endeavor.

Hoje, rodamos cerca de 15 milhões de notas fiscais no país. Programas como o Radar Santander exerceram um papel fundamental nessa evolução.

Tem gente que olha para a burocracia e chora. Mas tem gente que olha e enxerga oportunidades. De certa forma, eu, o Bruno Oliveira, o Christian De Cico e o Vitor de Araujo, meus sócios no Arquivei, pertencemos a esse segundo grupo. O negócio nasceu da percepção de que a rotina fiscal e contábil das empresas poderia ser facilitada, agilizada. Essa percepção se provou verdadeira, mas não sem alguns percalços e desafios pelo caminho.

É uma história que está muito ligada à minha própria, e à do Christian. Somos engenheiros de produção de São Carlos, no interior de São Paulo, onde fica a sede da Arquivei. Mas a ideia do negócio demorou um pouco para surgir. Até porque, na época da faculdade, minha cabeça estava na área acadêmica. Eu passei um ano na Alemanha fazendo pesquisas de produtos e, quando me formei, recebi uma proposta de uma multinacional de lá. Até então, eu havia me programado para receber um convite assim. Eu tinha trabalhado a vida inteira para isso.

Falindo antes mesmo de começar

Mas eu disse “não”. Não sei explicar bem. Só sei que, de repente, me bateu uma loucura e concluí que não era bem aquilo que eu queria. Resolvi voltar para casa. Queria fazer algo diferente, ainda que não tivesse a noção do quê. Ninguém entendeu muito essa decisão, mas estava feita.

Quando cheguei, por volta de 2012, abri uma empresa para importar suplementos alimentares. Na parte prática de negócio, até que consegui avançar. Entendi quem eram os fornecedores, conheci os canais de distribuição. Mas acabei ficando presa na parte burocrática. Em outras palavras, fali minha empresa quase que antes de começar. Hoje, sei que os entraves burocráticos realmente atrapalharam — mas também sei que faltou persistência da minha parte. Eu não tinha o foco que tenho agora, e isso fez diferença.

O negócio ia super bem, mas eu não

Quando saí, algumas amigas me chamaram para montar uma empresa de organização de eventos. Não era bem o que queria, mas acabei topando por ser algo diferente. Comecei a tocar o negócio inteiro — que deu super certo, aliás. Mas eu não estava feliz. Não tínhamos um diferencial, fazíamos exatamente o que empresas similares faziam. Isso me incomodava.

Foi quando encontrei uma oportunidade no Sebrae: ser agente local de inovação. Era um projeto de dois anos durante os quais eu teria que conquistar uma carteira de 50 clientes, mapear essas empresas e entender onde elas poderiam inovar. Eu seria a pessoa que levaria o plano de ação para essas organizações.

O problemão que vira oportunidade

Aí começou muita coisa. Desenvolvi todo o projeto ao longo dos dois anos. Quando terminou, o Christian, que eu já conhecia há um tempo, veio falar comigo. Ele estava trabalhando na empresa do pai, uma construtora e me contou: “estou com um problema no recebimento de notas fiscais”.

O que acontecia é que a construtora tinha várias construções em locais diferentes. Ao comprar produtos, Christian constatou que muitos chegavam às obras sem que a nota fiscal fosse enviada por e-mail. E isso acontecia por diferentes motivos: cadastro errado, caixa lotada, etc. Isso o obrigava a ficar esperando os funcionários chegarem com o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica); então, com esses documentos, ele acessava o site da Secretaria da Fazenda e baixava as notas para recolher os devidos impostos.

Esse já era um primeiro risco, mas pequeno perto do resto. Porque é muito provável que o Chris, ou qualquer gestor, não consiga registrar todas as compras feitas pela empresa. Por isso, pode haver notas que não são escrituradas. E isso, para uma organização no regime de lucro real, significa um lucro maior do que ele de fato é. Ou seja, o imposto pago também é maior.

“Vocês vão conquistar o mundo”

Enfim, esse era o problema do Chris — e de muita gente. Mas ele já tinha uma possível solução: o desenvolvimento de uma tecnologia ligada diretamente à Secretaria da Fazenda que permitiria a qualquer CNPJ acompanhar tudo o que for emitido, o gestor sabendo ou não.

Como eu tinha aquela carteira de 50 clientes, fui testar a solução com eles. Bati às portas de todos e ouvi respostas maravilhosas. Me lembro de uma pessoa que foi enfática: “se vocês conseguirem fazer isso, vocês vão conquistar o mundo. Isso não existe, tenho certeza de que é impossível.”

Ali eu me encontrei. Era uma proposta super inovadora, que ajudaria muita gente. Não só falei para o Chris que a ideia funcionava, como também pedi para entrar no negócio. Eu queria ajudar, construir o produto com ele, principalmente contribuindo com a experiência do usuário. Foi aí que o time todo abraçou o desafio, o Bruno, que já fazia o desenvolvimento do sistema e o Vitor que já tinha fundado outras duas startups.

Virando as “chavinhas”

Em 2014, fechamos o negócio para testes beta. Eu ia de porta em porta fazendo as pessoas experimentarem o produto. Aproveitamos a nossa rede da cidade para validá-lo. No final do ano, já tínhamos 90, 100 empresas usando o Arquivei.

Mas foi em janeiro de 2015 que viramos a “chavinha”. Indexamos o site no Google. Investimos R$ 500 em campanhas de Adwords, a equipe tinha seis pessoas, além de nós e outros sócios. E começaram a vir clientes no esquema “self service”: as pessoas podiam consultar as notas delas. Nunca fiz proposta comercial, nem sabia como era.

O negócio começou a girar. E em março daquele, ano tivemos outra virada: o McDonald’s entrou em contato conosco. Mas eles duvidavam de que nós conseguíssemos dar conta do volume de emissão. Eu disse que daríamos, sim, e foi o que fizemos. Conquistamos o nosso primeiro cliente enterprise. E só o logo deles no nosso site já trouxe outras grandes empresas, como Batavo, Lenovo e Kipling.

Investimento e vendas complexas

Em abril de 2016, recebemos o nosso primeiro investimento. Não entendíamos nada de Venture Capital, mal percebíamos que éramos uma startup. Com o aporte, aumentamos o time e criamos uma equipe de vendas: nove pessoas de uma vez, para aumentar a tração.

No comecinho de 2017, criamos a área de vendas para grandes empresas. São quatro pessoas totalmente dedicadas às vendas mais complexas. Hoje, nosso time tem cerca de 140 pessoas. Rodamos mais ou menos 15 milhões de notas por mês — cerca de 8% das NFs transacionadas no Brasil inteiro.

As coisas mudam rapidamente, mas a nossa missão permanece a mesma: queremos que as pessoas se relacionem de forma diferente com as notas. As letrinhas NF têm uma conotação negativa, dão um arrepio na alma. A nossa ideia é mudar isso.

O papel das mentorias

Durante essa trajetória, as mentorias que fizemos foram fundamentais, especialmente as do programa Radar Santander que participamos em 2018.

Lembro-me especialmente de duas mentorias: uma delas conduzida pelo Douglas Balena, diretor de Operações na Resultados Digitais. Não acharia o conteúdo que ele compartilhou em lugar algum; foi muito transformador. A outra mentoria foi a do Empreendedor Endeavor fundador da Creditas, Sergio Furio, sobre RH.

Enfim, esses encontros mudaram o nosso negócio. E é assim que temos conseguido facilitar a rotina fiscal de cada vez mais empresas.

Quer conhecer o programa Radar Santander?

Conheça os critérios de seleção e inscreva sua scale-up para participar!