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Gerenciamento de projetos: dicas para fazer as pazes com custos e prazos

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Gerenciamento de projetos: dicas para fazer as pazes com custos e prazos

Dispor de um bom gerenciamento de projetos representa um importante diferencial para sua empresa

Neste artigo, queremos compartilhar com você algumas práticas e informações que, no dia a dia, ajudam a separar o joio do trigo. Vamos entender um pouco mais dos mecanismos que definem o sucesso de um projeto – ou seu fracasso –, estudar quais elementos devem ser monitorados e quais são os aspectos-chave na implementação de cada um deles. Pois, neste texto, observaremos com mais cuidado as questões relativas ao gerenciamento de projetos.

Mas o que é exatamente um projeto?

Como a consultora Paula Mercadante afirma neste workshop sobre gerenciamento de projetos, um projeto é um evento com início, meio e fim – e principalmente um objetivo a ser cumprido. É isso que o distingue de qualquer outra prática do dia a dia de uma empresa. O lançamento de um produto, a oferta de um novo serviço, o desenvolvimento de um software para aperfeiçoar um processo empresarial, a construção de um prédio ou de uma ponte, a expansão de vendas em um novo mercado; tudo o que reúne atividades temporárias, realizadas em grupo e destinadas a produzir um resultado específico, pode entrar no escopo do gerenciamento de projeto.

Organizar é fundamental

Para se desenvolver bem, um projeto deve ser organizado desde o seu nascimento. Porque, quando é detalhadamente estruturado, você tem a exata noção de todos os pormenores a respeito dele: quando terá início e quando vai terminar, quantos integrantes terá a equipe, onde será realizado, qual a infraestrutura necessária, etc. Assim, você consegue dimensionar com mais precisão o tempo e os recursos que serão investidos. E é já neste momento que surge a figura central de qualquer gestão de projetos: precisamente o GP, ou gerente de projetos.

Como surgiu o gerente de projeto?

Claro, um pouco de contexto vai bem. Até porque, neste caso, entender a origem da função corresponde a entender a própria função. Há cerca de 40 anos, o setor de defesa aérea do exército norte americano estava enfrentando sérios problemas com seus projetos – que duravam muito mais do que o planejado e acabavam custando de 200% a 300% a mais do que o previsto. Era um problema recorrente.

Então, os oficiais decidiram nomear um profissional que exercesse a função de ponto único de contato entre os envolvidos no projeto e os superiores; uma pessoa-chave, que soubesse tudo sobre as atividades e que pudesse reportar status – até ali, a gerência era dividida entre vários profissionais, cada um responsável por uma área específica. A decisão se provou muito eficaz: ao centralizar a coordenação das operações em um gerente, o prazo de execução e os custos dos projetos caíram significativamente.

Como costuma acontecer nestes casos, a iniciativa privada acabou incorporando a prática testada com sucesso pelo governo. Empresas passaram a adotar o gerente de projetos para implementar processos mais estruturados de gestão.

Desde então, a quantidade e a complexidade dos projetos no meio empresarial só aumentaram. Para os gestores, o desafio de tocar um projeto com resultados específicos e administrar áreas funcionais tornou-se cada vez maior – ao mesmo tempo, a área de gerenciamento de projetos foi se estruturando.

Hoje, a prática de gerenciamento de projetos é conhecida como a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma eficaz.

É uma competência estratégica essencial para qualquer companhia, já que possibilita que se unam os resultados de um projeto aos objetivos do negócio. Ou seja, um passo fundamental para que esta companhia se torne mais competitiva.

O que devo buscar em um gerente de projeto?

De acordo com este artigo do PMI, o gerente de projetos deve ser um profissional de perfil organizado, apaixonado pelo que faz e bastante orientado a respeito de seus objetivos. Tenha consciência de que um gerente de projeto deve, antes de tudo, ser um agente de mudanças: pois são os responsáveis por definir os objetivos de um projeto, e usam suas próprias habilidades e competências para inspirar um sentimento de propósito entre a equipe que o elabora. Deve saber trabalhar bem sob pressão, bem como tirar proveito da adrenalina e ter a responsabilidade de sempre manter os resultados em vista.

Ao buscar um gerente de projetos, fique atento para encontrar um profissional que se mostre confortável diante de mudanças e da complexidade de ambientes dinâmicos. Perceba se ele ou ela consegue ir rapidamente de um “grande cenário” para outros cenários mais simples, ter este jogo de cintura.

Já ouvi falar sobre esse PMI. O que é?

O PMI talvez seja justamente o principal fruto da estruturação da atividade de gerenciamento de projetos que mencionamos acima. É a sigla para Project Management Institute, um centro de referência surgido nos EUA para capacitar profissionais para a prática do gerenciamento de projetos.

É uma organização que se propõe a difundir conceitos e a trocar experiências; e que, atualmente, representa uma importante chancela de qualidade por meio dos certificados que emite. De forma que ter um profissional certificado pela PMI em sua equipe é algo que você pode e deve buscar para melhorar a gestão de seus projetos.

E o PMI também organiza o PMBOK, uma espécie de bíblia da gestão de projetos.

PMB o quê?

Project Management Body of Knowledge, ou “Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos”. Esta publicação do PMI é considerada (por profissionais da área) a base de todo o conhecimento sobre gerenciamento de projetos. Está em sua quinta edição, que você encontra aqui.   

Só para você dar uma ideia da importância do livro, foi a partir dele que se estabeleceu que a prática de gerenciamento de projetos se divide em dez grandes áreas:

1) Gerenciamento da Integração

2) Gerenciamento do Escopo

3) Gerenciamento do Tempo

4) Gerenciamento dos Custos

5) Gerenciamento da Qualidade

6) Gerenciamento dos Recursos Humanos

7) Gerenciamento da Comunicação

8) Gerenciamento dos Riscos

9) Gerenciamento das Aquisições

10) Gerenciamento das Partes Interessadas

Neste link você encontra um detalhamento de cada uma destas áreas.

Mas… e na prática?

Assim como acontece com os treinamentos, a teoria aqui não é nada sem a prática. Por mais que instituições como PMI, Insper, Fundação Vanzolini e outras municiem profissionais com os últimos conceitos acerca de gerenciamento de projetos, estes conceitos permanecerão inválidos se não forem utilizados no dia a dia.

Afinal, só na prática entram questões reais nas quais o execução é baseada e pelas quais é influenciada. Tempo e recursos são as principais, claro; mas inúmeras outras surgem: monitorar a satisfação da equipe, resolver conflitos, viabilizar a melhor utilização da tecnologia disponível, etc.

A lista é imensa - do tamanho da falta que um bom gerenciamento de projetos pode fazer para sua empresa.

A Endeavor é a organização líder no apoio a empreendedores de alto impacto ao redor do mundo. Presente em mais de 20 países, e com 8 escritórios em diversas regiões do Brasil.

Acreditamos que a força do exemplo é o caminho para multiplicar empreendedores que transformam o Brasil e por isso trazemos aprendizados práticos e histórias de superação de grandes nomes do empreendedorismo para que se disseminem e ajudem empreendedores a transformarem seus sonhos grandes e negócios de alto impacto.

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1 Comentário

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  1. Eduardo Freire - says:

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    Olá Pessoal da endeavor, como faço para enviar um artigo para o portal de vocês? Sobre inovação na Gestão de Projetos! Abraçao

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