Dicas para transformar sua gestão de projetos em vantagem competitiva

Endeavor Brasil
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A Endeavor é a organização líder no apoio a empreendedores de alto impacto ao redor do mundo. Presente em mais de 30 países, e com 8 escritórios em diversas regiões do Brasil.

Hoje em dia, cada vez mais atividades são consideradas “projetos”. Por isso, aprimorar a sua gestão de projetos é determinante para o sucesso do seu empreendimento. Veja aqui algumas dicas para isso

Controle, gerenciamento, administração, gestão de projetos: não importa a expressão utilizada. O fato é que o assunto (felizmente) entrou definitivamente na pauta de gestores de todo o Brasil. Hoje em dia, não dá mais para dissociar o sucesso de uma empresa da forma como os empreendedores tocam os projetos dela. E esse termo é cada vez mais abrangente. Mais e mais atividades corporativas vão se revestindo da aura de um “projeto”, o que passa a exigir dos gestores um conjunto de técnicas gerenciais que nem sempre estão disponíveis. É por isso que frequentemente retornamos ao tema. Neste artigo, trouxemos algumas informações para ajudar você a gerenciar projetos dentro de prazos e custos. Aliás, recomendamos muito a leitura deste conteúdo, pois ele define com precisão o que é um projeto, e no que consiste seu gerenciamento.

Agora, queremos complementar este texto com algumas outras sugestões, para que você possa aprimorar ainda mais a sua gestão de projetos. Com auxílio deste artigo da Microsoft, reunimos dicas de práticas consagradas pelo mercado, e que podem fazer toda a diferença nos seus negócios.

_Primeiro, a metodologia: escolha e adote a sua

A metodologia é o processo por meio do qual você assume o controle sobre os recursos que serão utilizados no projeto. É o conjunto de regras já testadas e comprovadas que permitem a uma organização conduzir um projeto com sucesso. Ao seguir uma metodologia à risca, a sua equipe certamente será muito mais eficiente, pois entregará um projeto com alto grau de acerto e dentro dos prazos e custos previstos.

A escolha da metodologia deve ser tomada a partir de alguns fatores-chave: as exigências do mercado em que sua empresa atua, a mão-de-obra disponível e a cultura organizacional necessária para adotá-la, são aspectos determinantes para que você possa estabelecer a metodologia mais adequada à sua gestão de projetos.

_Sem comunicação, não há gestão de projetos

Imagine a seguinte situação: você está gerenciando um projeto em sua empresa, e tudo aparentemente vai bem. Mas, em algum momento, descobre que a circulação de boatos tem comprometido o desempenho da equipe. E, quando você resolve intervir, já é tarde demais: os prazos estão atrasados, e o moral, abalado – tudo por causa de informações sem fundamento.

Uma boa comunicação ao longo de toda a gestão de projeto evita essas situações. O gestor deve se ocupar sempre disso, dando informações claras e confiáveis sobre o status das operações. E é claro que algum dom diplomático aqui vai muito bem. Pois projetos são realizados por seres humanos, envolvem egos, e um cuidado extra no momento em que há um problema é muito recomendável. É o tal jogo de cintura.

Falando em problemas, o bom gerente de projetos pode e deve não apenas comunicá-los sempre que surgirem, mas também informar que está trabalhando na solução. Problemas sem perspectiva de solução são angustiantes, e podem causar um desconforto que muitas vezes é desnecessário.

Neste sentido, elaborar relatórios frequentes de progresso do projeto ajuda muito. Com isso, os processos ficam mais impessoais e objetivos. Basta fazer uma comparação: de um lado, um e-mail onde se critica um funcionário pelo atraso do projeto; de outro, um relatório em que a data de término de uma tarefa está em branco. No final, a situação é a mesma: a pessoa não cumpriu a tarefa. Mas o e-mail pode constranger a pessoa, o que não será benéfico para o projeto. E no relatório, você tem um dado objetivo, mas de uma forma em que o profissional não se sentirá tão exposto.

_Defina o escopo, detalhe as atividades

O escopo de um projeto implica todo o trabalho a ser realizado para que este projeto se cumpra. Para defini-lo, comece estabelecendo o que deve ser feito e o que não deve. Esse processo vai fazer com que você entenda bem as linhas gerais do projeto.

E neste momento é fundamental manter o foco. É comum que empreendedores percam tempo e recursos em discussões intermináveis, às vezes nem tão relevantes para o projeto em questão. É o caso de lembrar que “o ótimo é inimigo do bom”, ou seja: enquanto perseguimos o “ótimo”, afastamo-nos daquilo que está mais praticável, ou seja, o “bom”.

Para evitar a dispersão e manter a realidade da execução, uma boa ideia é avaliar aquilo que é “absolutamente essencial” em um projeto. Procure responder a esta questão no período mais curto que conseguir, para torná-la mais precisa. Dizem os grandes escritores que “escrever é cortar”: no caso de se definir o escopo de um projeto, essa máxima vale muito. Saiba o que abandonar e o que manter de acordo com a necessidade que deu origem ao projeto.

No escopo, você também deve elaborar um orçamento levando em conta quantas horas de cada profissional serão necessárias para o projeto e o custo disso. A imagem abaixo dá um exemplo disso:

gestão de projetos

Fonte: https://www.microsoft.com/brasil/msdn/Tecnologias/Carreira/GerencProjetos.mspx

E é fundamental “proteger o escopo” do seu projeto. Ou seja, fazer de tudo para que os prazos e os custos não aumentem. Procure combater com unhas e dentes as investidas do “Jacques”, o carinhoso apelido corporativo dado à expressão “já que estamos fazendo isso, podemos fazer aquilo…”.

_Vai montar o time? Conheça os envolvidos

É fundamental que você, como gestor, conheça bem os interesses de todos os envolvidos no projeto. Afinal, imagine os riscos de trazer para o barco alguém que não está disposto a navegar; melhor chamar outra pessoa, sem dúvida.

E na definição do escopo, as habilidades necessárias para cada atividade vão ficando mais claras. Por isso, é fundamental montar uma equipe com competência diversificada, e sobretudo com experiência nas áreas de atuação do projeto.

E também não hesite em ceder lugar a profissionais mais sênior, aqueles com maior conhecimento em uma atividade específica. Esse é o tipo de movimento que favorece o espírito de equipe, e, afinal, a gestão do projeto.

_Tarefas definidas? Hora de gerenciar riscos

Depois que todos já souberem o que devem fazer, vem um dos momentos mais importantes da gestão de projetos: o monitoramento dos riscos que podem atrapalhá-lo. O ideal é que você elabore uma lista com cada um destes riscos, e um plano para lidar com eles. E não se esqueça de que o monitoramento do risco é diferente do controle do risco.

O primeiro envolve acompanhar o status de cada risco, bem como as opções de ações definidas para enfrentá-los. Já o controle dos riscos consiste na execução deste plano de ações e na divulgação dos relatórios de status. Além disso, envolve as possíveis mudanças no plano de riscos, e eventualmente até nos planos do projeto. 

Depois de realizadas todas essas etapas, é hora de formalizar o início e a conclusão do projeto. É um momento significativo, em que você comunica a equipe envolvida de que o cronômetro foi ligado. Procure elaborar um documento que ateste o início das atividades; é importante concretizar este primeiro passo, sobretudo para dar autoridade ao gestor.

Enfim, estas são algumas dicas que podem contribuir com uma melhora na sua gestão de projetos. Para complementá-las, recomendamos assistir a este e-Talk com Karina gerente de projetos da Integration.

E nesta palestra, o jornalista Matinas Suzuki conta mais sobre a formação de equipes para projetos.