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Escalabilidade: os principais pontos para sua empresa crescer

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Escalabilidade no setor de serviços

Trabalhar com escalabilidade é o grande sonho de quem empreende no setor de serviços, mas é também o maior desafio. Existem meios de reduzir ou eliminar as incertezas típicas dessas empresas. 

Empresas de serviços são diferentes das indústrias. Muitos dos processos de quem empreende no setor dependem das características e particularidades de cada projeto –e isso significa que nem sempre podem ser padronizados. Grande parte de tarefas se baseia na criatividade, no olhar analítico e até mesmo na sensibilidade de seus profissionais. Ou seja: não podem ser automatizadas.

Empresas de serviços raramente conseguem montar uma “linha de produção” capaz de crescer à medida que as vendas aumentam. Ao contrário: muitas vezes, elas têm de reconfigurar suas equipes e incorporar novos processos apenas para dar conta das exigências –que podem variar radicalmente de um cliente para outro. Ter escalabilidade, nesse contexto, é realmente desafiador, mas isso não significa que seja impossível. Existem maneiras de reduzir ou eliminar as incertezas no sistema de produção de uma típica empresa de serviços.

É sobre isso que tratamos neste sexto e último capítulo da nossa série para aumento da eficiência. Vamos lá?

Conheça os processos da sua empresa

O primeiro passo para buscar a escalabilidade é identificar claramente quais são os seus processos. Não somente aqueles ligados à produção, mas também (e principalmente) aqueles que fazem parte da própria gestão do negócio. Peguemos como exemplo uma agência de publicidade.
Há processos que são inerentes à produção: atendimento, briefing, planejamento, criação, aprovação, etc. É possível padronizá-los e executá-los diversas vezes? Certamente. Mesmo assim, cada campanha tende a exigir abordagens diferentes dos profissionais envolvidos. O planejamento de uma pode ser muito mais complexo e custoso que o de outra. A aprovação das peças pode ocorrer sem percalços com um cliente, mas esbarrar na visão analítica de outro. Os imprevistos fazem parte da rotina.

Leia também: Muito além do rock: o que AC/DC te ensina sobre alocação de recursos

É por isso que as agências de publicidade, assim como a maioria das empresas de serviços, sofrem tanto para ter escalabilidade. Mas existem outros processos que não variam tanto assim. São aqueles que dizem respeito à gestão. Estamos falando, por exemplo, da contratação e alocação de pessoas, montagem das equipes de trabalho, do feedback e até mesmo da remuneração. Não importa qual seja o cliente ou o escopo do projeto, uma empresa sempre terá de passar por esses e outros processos semelhantes. É aí que está a grande oportunidade para quem busca a escalabilidade em empresas de serviços.

Automação para a tomada de decisão

Nos capítulos anteriores deste guia, falamos de alguns aspectos cruciais para o aumento da eficiência em uma empresa. Tratamos da alocação de recursos e das formas de maximizar sua utilização; destacamos as oportunidades trazidas pelas tecnologias de Machine Learning e pelas novas técnicas de planejamento e forecasting. Tudo isso sob o ponto de vista da gestão de portfólio –um contraponto à tradicional visão baseada em gestão de projetos. Se você perdeu algum destes capítulos, vale a pena dar uma passada por eles antes de seguir adiante.

Não foi por acaso que falamos especificamente dessas questões. Elas são uma amostra do tipo de processo que qualquer empresa de serviços deve aprimorar na busca da eficiência. Mais do que isso, são processos que podem ser executados com a ajuda de novas tecnologias –levando a um sistema automatizado de apoio à tomada de decisão. Em outras palavras, esses processos são a chave para o seu negócio ganhar escalabilidade.

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Empresas de serviços sempre terão de lidar com a incerteza inerente a cada cliente e seus respectivos projetos. Mas aquelas que sabem alocar e utilizar recursos com inteligência, além de empregar as tecnologias certas para aprimorar processos e antecipar demandas, tendem a se sair muito melhor nessa tarefa.

Aqui estamos falando dois aspectos principais: utilização adequada dos recursos e controle sobre a produção. Pessoas paradas ou sem alocação representam recursos perdidos –horas que deveriam estar sendo utilizadas mas que estão sendo desperdiçadas e que nunca mais retornarão. Para entender melhor do que estamos falando, imagine um avião que parte para seu destino parcialmente ocupado. As poltronas vazias (horas sem alocação) nunca mais poderão ser monetizadas. Por isso, utilização máxima dos recursos é o primeiro passo na busca do aumento de rentabilidade.

O segundo ponto diz respeito ao controle. Ter visibilidade (e previsibilidade) permite aos gestores tomarem as decisões corretas quanto ao uso de seus recursos. Apenas com um sistema adequado é possível identificar em que projeto cada recurso está alocado, saber quando cada projeto deveria começar e terminar e ter visibilidade sobre a eventual necessidade de ajustes na equipe. Muitas empresas falham por serem pegas de surpresa pelos problemas, quando idealmente, elas deveriam se antecipar a eles –o que no caso das empresas de serviços passa em grande parte pela correta adequação da equipe produtiva.

Com as ferramentas certas, suas decisões são tomadas com mais rapidez e maior índice de acerto. Suas equipes são montadas com mais facilidade. Eventuais lacunas de expertise são solucionadas antes de se tornarem uma ameaça ao sucesso do projeto. Os funcionários ganham em motivação e energia, com feedbacks objetivos que os ajudam a se qualificar. Os atrasos e inconformidades se tornam cada vez menos frequentes –consequentemente, os clientes ficam cada vez mais satisfeitos. Com eficiência máxima, seu negócio pode crescer com rapidez e segurança.

É a escalabilidade deixando de ser um desafio para se tornar um sonho realizado.

, Crunchflow, COO
Fábio Knijnik é CCO e co-fundador da Crunchflow, um software-as-service (SaaS) de planejamento de equipes de trabalho. Administrador de empresas formado pela PUCRS e Black Belt na metodologia Six Sigma. Ocupou cargos de gestão nas empresas Sadia e LeitBom (pós-aquisição do GP Investimentos) e Knijnik Engenharia Integrada.

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