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Eficiência: 8 dicas para você e sua empresa serem mais produtivos

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Eficiência: 8 dicas para você e sua empresa serem mais produtivos

A eficiência é um fator mais do que fundamental para uma empresa se manter competitiva. A seguir, confira dicas importantes e ferramentas para garantir processos mais eficientes na sua empresa e na sua vida pessoal.

Você tem a sensação de que os dias estão cada vez mais curtos? Acho que todos passamos por isso. Agora, se você é um empreendedor, então, sabe muito bem a importância de ser produtivo. E isso vale tanto parra sua vida pessoal – que acaba sendo muito profissional – quanto para o dia a dia da sua empresa. Quando você estabelece melhores processos, fica mais fácil de identificar e cortar custos desnecessários, e também garantir um padrão de qualidade. Por tudo isso e mais um pouco, a palavra de ordem do momento é eficiência.

Mas, infelizmente, a eficiência não é algo tão simples assim de alcançar. Exige força de vontade, disciplina e também envolve muito da cultura da sua empresa. Então, para te ajudar com isso, preparamos 8 dicas importantes.

São ferramentas para te ajudar a lapidar seus processos de produção, criar um ambiente de trabalho que potencialize a produtividade, aprender com a sabedoria prática de grandes executivos, e também algumas reflexões importantes que você não pode deixar de fazer para manter sua empresa sempre  competitiva e à frente da concorrência.

Boa leitura!

Começando por você: como aproveitar mais o dia e ser mais produtivo

Nada melhor do que perguntar para quem, assim como você, tem uma vida muito corrida, milhões de decisões para tomar por dia e que não tem a opção de deixar para amanhã. O livro What the most successful people do before breakfast (O Que as Pessoas Mais Bem-Sucedidas Fazem Antes do Café da Manhã, em uma tradução livre), traz um interessante levantamento das principais coisas que grandes executivos fazem para tornar sua rotina de trabalho mais produtiva. Confira os principais pontos:

  • Acordar cedo. Sim. Esqueça aquele papo de dormir até tarde. Você, agora, é um empreendedor, e cada minuto do dia é muito importante. Em geral, as manhãs costumam ser mais tranquilas. Então, antevendo todos os pepinos que você precisará resolver ao longo do dia, e quem sabe noite adentro, que tal acordar cedo e botar aquela listinha de pendências para rodar o quanto antes? No livro, a autora cita uma pesquisa que mostra que 90% dos executivos consultados acordam antes das seis da manhã durante a semana. A CEO da PepsiCo, Indra Nooyi, por exemplo, acorda às 4h e chega ao trabalho às 7h30, enquanto o CEO da Disney, Bob Iger, levanta às 4h30 para ler.
  • Exercício. Sim. De novo, esqueça aquele papo de preguiça. Acorde cedo e vá malhar. Quando você faz exercícios, você libera endorfina e alivia o stress. Não deixe de colocar a saúde do seu corpo em primeiro lugar. A CEO da Xerox, Ursula Burns, por exemplo, exercita-se com um personal trainer das 6h às 7h da manhã duas vezes por semana.
  • Aproveite a manhã para lidar com os abacaxis. Sabe aquele projeto que você precisa ver com calma? O relatório cheio de números complicados Então. Olhe tudinho de manhã. Nesse horário o telefone não toca, não tem barulho e todos que poderiam tirar a sua concentração estão dormindo.
  • Planeje o seu dia, sua semana e se possível o seu mês. Isso é fundamental para você manter o foco e não perder o fio da meada do seu dia.
  • Ler emails e notícias. Aproveite a manhã para ver seus e-mails, responder com calma os importantes e resolver quaisquer desdobramentos. Ler as notícias e se atualizar do que rola no mundo também é uma boa. Depois de começar o dia com exercícios físicos, o CEO da GE, Jeff Immelt, lê jornais e assiste à CNBC para chegar ao trabalho com uma boa noção do que está acontecendo.

Entenda o conceito de economia de escala

Sua empresa já está madura. Você tem produtos lucrativos, com boa margem e já se consolidou no mercado. Agora a pergunta que fica é: o que fazer para crescer? E a resposta pode estar diretamente ligada à eficiência de seus processos e ao conceito de economia de escala.

Basicamente, economia de escala significa “fazer mais com menos”. De forma geral, o conceito propõe organizar o processo produtivo da empresa para reduzir custos não apenas na hora de produzir, mas também nas atividades internas da sua empresa, procurando incrementar bens e serviços.

Para saber mais sobre o tema, leia o artigo Economia de Escala: menos recursos e mais produtividade.

Invista em logística, ela é uma aliada fundamental

As empresas começam a crescer, a demanda aumenta e junto aparecem os desafios operacionais. Como produzir mais em menos tempo? Como entregar mais rápido? E tudo se resume à mesma pergunta: como ser mais eficiente? Quer saber, não tem milagre, a logística da sua empresa pode ser sua grande aliada na busca por mais produtividade – mas também a sua grande inimiga, caso não receba a atenção devida.

A logística empresarial nasceu da necessidade de melhorar a qualidade da operação (esse ponto, principalmente, pensando na experiência do cliente e na redução de custos). Afinal, em tempos de muita competitividade, ou você cria novos mercados e acha o seu oceano azul, ou precisa encontrar outras formas de se destacar. A operação logística tem tudo a ver com isso, pois ela te ajudará a ser cada vez mais eficiente.

Para saber mais sobre isso, você pode ler o artigo Logística empresarial de A a Z

Cuide do seu ambiente de trabalho. Ele é sagrado

Não sabe por onde começara a organizar o espaço da sua empresa? Este artigo da PEGN, destaca o 5S como uma ferramenta muito boa para isso. Garantindo um espaço organizado e limpo, a sua produtividade e da sua equipe vai aumentar muito.

O nome “5S” corresponde a cinco palavras em japonês, todas começando com a letra S: “Seiri, Seiton, Seisô, Seiketsu e Shitsuke”, que significam, respectivamente, “classificar, organizar, limpar, padronizar e manter”. A principal ideia por trás do 5S é manter o local de trabalho sempre organizado, limpo e produtivo. Não deixe de aplicar a ferramenta, ela é muito didática e pode fazer toda a diferença.

Para saber mais, leia o artigo 5S: seu ambiente de trabalho mais organizado em cinco etapas 

Garanta a excelência dos seus processos

E se eu te falar que é possível calcular precisamente a taxa de desperdício de seus processos? Saber exatamente quantos erros acontecem e quanto você perde com eles? Pois é, já inventaram uma fórmula para calcular isso, ela se chama Seis Sigma (Six Sigma ou 6Sigma).

Trata-se de uma ferramenta internacionalmente reconhecida e amplamente utilizada para identificar e implementar melhorias nos processos internos de uma empresa, garantir custos de operação menores e, consequentemente, aumentar os lucros.

O Sigma é uma letra do alfabeto grego, e também uma medida de variação utilizada em estatística. No universo empresarial, a Sigma se refere à frequência com que determinada operação ou transação utiliza mais do que os recursos mínimos necessários para satisfazer o cliente, ou seja, ela determina uma taxa de desperdício/desvio por operação.

Para saber mais sobre a ferramenta, leia o artigo Como o Seis Sigma pode ajudar a sua empresa a alcançar a excelência

Programe, planeje e controle seu processo produtivo

O Sigma é uma ferramenta de diagnóstico. Já o PPCP (sigla para Planejamento, Programação e Controle de Produção) te ajuda a minimizar variações e contornar imprevistos e desvios de produção. Ou seja, ela te ajuda a não lidar com aquele problema muito frequente: planejei uma coisa e aconteceu outra.

Além disso, o PPCP é uma ferramenta importante para acompanhar e facilitar todas as atividades da empresa que envolvem uma conexão com agentes externos, entre os setores produtivos e de vendas.

Para saber mais, leia o artigo PPCP: aprenda a melhorar sua produção

Cuidado para a busca pela eficiência não engessar demais os seus processo

Bom, não é mistério que para alcançar o ponto máximo de eficiência é preciso destrinchar a operação, planejar cada etapa e fazer análises precisas. Agora, o mundo está mudando muito, e é muito importante para uma empresa testar, errar e melhorar seus produtos e processos a todo instante.

Então, não deixe que sua meta de eficiência te atrapalhe nesse sentido. Você precisa criar formas de testar e validar hipóteses e, ao mesmo tempo, ter agilidade para mudar processos e continuar garantindo sua eficiência.

Mais uma coisa, cuidado para a eficiência não barrar a inovação

Esta matéria da INC traz alguns poréns interessantes sobre processos voltados apenas à eficiência. E preciso tomar cuidado para que processos muito engessados e controlados não minem a capacidade criativa e de inovação da sua equipe. Então, é importante pensar sobre como empoderar seu time sem comprometer, mais uma vez, a eficiência da execução dos processos.

No final das contas, o que fica de todas essas dicas é que, para tornar sua empresa cada vez mais competitiva, além da eficiência, é preciso saber lidar com uma conjuntura que pode mudar a cada instante. Saber que talvez o caminho do sucesso seja fazer com que as competências desenvolvidas previamente na empresa sejam respeitadas e preservadas, e somá-las, sempre à novas capacidades.  Sim, são missões que só aumentam a complexidade do negócio. Mas, afinal, empreender não é encontrar nos desafios grandes oportunidades?

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