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Os 7 e-mails que você precisa saber escrever

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Os 7 e-mails que você precisa saber escrever

Confira diversos exemplos para que seus e-mails sejam cada vez mais eficazes!

E-mails são como nós nos comunicamos uns com os outros atualmente. Assim, escrevê-los bem pode ser a diferença entre construir ou não relacionamentos bem-sucedidos dentro do ambiente de trabalho ou fora. Este post inclui links [Nota: as páginas linkadas estão em inglês] com exemplos de e-mails sobre como marcar reuniões, pedir apresentações aos investidores, aprender a falar não, e muito mais!

E-mails são estranhamente incômodos. Eles nos dão a capacidade de começar uma conversa com qualquer pessoa no mundo, sem os clássicos sinais de uma interação pessoal.

Nós fazemos coisas por e-mail que nós nunca faríamos na vida real.

Você consegue se imaginar indo até alguém em um jantar, dando um documento enorme que diz: “Olá Steve, é um prazer te conhecer! Eu já ouvi muito sobre você e queria saber se você pode me dar feedback sobre meu plano de negócios?”. Por incrível que pareça, eu recebo e-mails deste tipo. Um monte de gente recebe e-mails assim.

Portanto, esse artigo vai mostrar o que eu acredito quais são as sete das mais importantes formas para a construção de relacionamentos. Reuni artigos e exemplos para cada um dos e-mails abaixo e espero que isso o ajude a começar os relacionamentos-chave que você precisa para produzir resultados extraordinários!

1. Como conseguir que pessoas ocupadas respondam seus e-mails

Quer entrar em contato com Eric Schmidt, ex-CEO da Google? Adam Grant, aclamado autor do best-seller “Give and Take” (que aliás, é um dos meus livros favoritos de negócios, de todos os tempos), estabelece seis etapas fundamentais para levar pessoas importantes a responder a seus e-mails neste artigo. Ele inclui uma história de como uma graduando de Princeton enviou um e-mail que conseguiu uma resposta do então CEO do Google, Eric Schmidt! Este é um ótimo post!

2. Como pedir uma apresentação

Este post de Scott Britton, cuja empresa SinglePlatform, saiu por U$ 100 milhões, inclui a análise de um e-mail pedindo uma apresentação. Os pontos críticos incluem:

  • Uma pergunta explícita;
  • Um contexto convincente sobre por que você está pedindo a apresentação;
  • Um exemplo de tração ou parcerias que aumente a credibilidade;
  • Agradecimento;
  • Uma padronização que garanta que o destinatário pode encaminhá-lo para a pessoa de seu interesse.

Outro grande exemplo: Tim Ferriss oferece este exemplo excepcional de como alguém pediu ajuda para conexões com os investidores anjo.

3. Como apresentar duas pessoas

O fundador do LinkedIn, Reid Hoffman, e o duas vezes autor e empreendedor, Ben Casnocha, explica que existem três maneiras de apresentar as pessoas por e-mail. O melhor dos três envolve:

  • Verificar com ambas as partes para ter certeza de que eles querem a apresentação;
  • Fazer a apresentação com uma breve explicação de quem é cada pessoa mencionada e por que elas deveriam se conectar;
  • Deixar claro quem vai dar o próximo passo (por exemplo, quem dará sequência primeiro).

Isso pode ser mais trabalhoso do que colocar endereços de e-mail de duas pessoas no campo CC e falar: “Jason e Brad, considerem-se conectados!”. Porém, é muito mais eficaz no sentido de garantir o seu verdadeiro resultado: que as duas pessoas que estão se apresentando se conectem de forma relevante e construam um relacionamento produtivo para ambas.

4. Como pedir feedback

O Fundador da TechStars, David Cohen, recebe 50 pedidos frios de feedback por e-mail a cada dia. No post linkado acima, ele explica por que o e-mail se destacou de forma brilhante, conquistou sua atenção e mereceu o feedback dedicado dele. Os elementos essenciais incluem:

  • Conhecer a pessoa que você está enviando o e-mail, mostrando-lhes isso (ecoando o post de Adam Grant); e
  • Fazer um pedido específico e fácil de ser respondido por ele.

Leia o post para ver como ele é feito de forma concreta!

5. Como pedir uma reunião

Os elementos de Scott Britton de um bom pedido de reunião incluem:

  • Oferecer valor para o destinatário;
  • Explicar de forma clara o contexto da reunião (se possível, incluindo uma breve agenda);
  • Pedir uma quantidade pequena e discreta de tempo (como de 25 minutos);
  • Tornar conveniente para eles (se oferecendo para estar onde for melhor para eles); e
  • Reconhecer que eles estão cedendo seu tempo.

Você está conseguindo perceber alguns padrões aqui? Um pouco de consideração extra pode encurtar um longo caminho na conquista do sim às suas solicitações. Leia o post para ver um exemplo!

6. Como ser educadamente persistente em conseguir uma resposta de alguém

Eu parto do pressuposto de que as pessoas que eu me aproximo de forma fria (e até mesmo pessoas para as quais eu fui apresentado) não vão responder ao meu e-mail de primeira. Essas respostas muitas vezes levam 2 ou 3 e-mails para chegar. O Co-fundador da Impact Hub Boulder, Greg Berry, me ensinou a melhor técnica que eu já vi para ter respostas de pessoas que não me retornaram. Trata-se de enviar um outro e-mail mais ou menos uma semana depois, dizendo:

“[Nome], espero que seu dia esteja bom! Perdoe-me por este novo e-mail, mas eu só queria reforçar o e-mail abaixo e ver o que você acha. Não considere isso como nada além de um cutucada amigável! “

Este e-mail de “cutucada” tem sido surpreendentemente eficaz, por reconhecer que o destinatário provavelmente está ocupado (e que o meu e-mail não é a sua primeira prioridade), por usar a palavra “amigável” (que promove aproximação), além de ser curto. Se ainda assim não funcionar, eu escreverei novamente talvez duas semanas depois:

“Espero que me desculpe por escrever mais um e-mail, mas aqui no Unreasonable Institute, acreditamos na persistência em um nível quase irracional. Se [pedido/oportunidade], não está no seu alcance, entenderei. Eu simplesmente não queria perder esta chance de [oportunidade - como 'convidá-lo para ser um mentor no Unreasonable Institute' ou 'conectá-lo a uma oportunidade de investimento que tem o seu perfil']. Independente de ajustes, eu ficaria realmente grato pela sua análise do pedido”.

Eu escrevi centenas de e-mails como esse e recebi apenas uma resposta claramente negativa (que disse: “Pare com isso. Você está me irritando”). Curiosamente, essa foi o único e-mail onde eu deixei de fora a frase “cutucada amigável” e não coloquei “me desculpe por escrever mais um e-mail”. Mas, em outros casos, conquistei um investidor de US$ 1 milhão (o que levou vários e-mails durante 6 meses), e o autor de best-seller aclamado pelo New York Times, Chip Heath, para servir como um mentor no Unreasonable Institute (o que levou mais de quinze e-mails ao longo de quatro anos).

7. Como dizer não elegantemente

Nas palavras de Warren Buffet, “A diferença entre pessoas bem-sucedidas e as pessoas muito bem-sucedidas é que as pessoas muito bem-sucedidas dizem ‘não’ a ​​quase tudo”. As probabilidades são de que milhões de oportunidades apareçam em seu caminho: convites para falar em conferências, pedidos de conselhos, sugestões para abrir operações em novas localizações… Você pode estar animado com muitos deles, mas quando alguns vêm junto aqueles em que você não está interessado, aqui estão dois exemplos de como dizer não.

O primeiro é um exemplo bem-humorado do autor E.B. Whiteo, que encontrei neste post por Greg McKeown. Lê-se:

“Caro Sr. Adams, Obrigado pelo convite para participar do comitê das Artes e das Ciências de Eisenhower. Devo recusar, por razões secretas.

Atenciosamente, E.B. Whiteo “

O segundo exemplo vem de um e-mail que eu enviei recentemente:

“Muito obrigado pelo contato, [nome]. Eu agradeço o que você está tentando fazer. Um dos nossos principais valores é a transparência militante, então eu vou ser totalmente honesto. No momento, eu quero me dedicar inteiramente às nossas prioridades fundamentais, o que inclui colocar nossos novos Institutos em funcionamento, ampliar nossa equipe e levantar capital. Isso significa que eu estou optando por não ter várias conversas que eu gostaria de ter em outras condições; por isso não vou ser capaz de priorizar o telefonema com você.

Se tiver alguma coisa rápida na qual possa ajudá-lo ou se você tiver alguma pergunta específica, por favor me mande um e-mail a respeito e eu ficarei feliz em te responder!

Atenciosamente, Teju”

Conclusão: Saber como fazer perguntas por e-mail, tendo bastante consideração com as pessoas que você está abordando, ajudará na construção dos relacionamentos que você deseja ter. E a boa notícia é que você já pode começar a praticar agora mesmo com todos a quem você envia e-mails! Se quiser, sinta-se livre para me enviar um e-mail (em inglês) a qualquer momento para praticar: teju@unreasonableinstitute.org.

Teju Ravilochan é co-fundador e CEO do Unreasonable Institute.

Artigo originalmente publicado no blog do Unreasonable Institute

O Unreasonable Institute é um programa de 5 semanas para empreendedores que estão solucionando os maiores problemas do mundo. São doze empreendedores de todas as partes do mundo que vão para o Colorado, nos EUA, onde eles são conectados com mentores e investidores e têm acesso aos recursos necessários para escalar seu impacto.

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