Reunião de Conselho: a experiência do EBANX para tornar as reuniões mais produtivas

Alphonse Voigt

Reunião de Conselho boa é aquela que tem foco, prioridades e follow-up. Mas na prática, tornar essas conversas produtivas é o maior desafio.

Sempre foi um sonho meu ter um Conselho, mesmo sem entender muito bem o que era governança corporativa. Mas, com tantas outras prioridades no negócio, sempre deixamos essa decisão para depois. Foi com o apoio e a insistência da Endeavor que finalmente decolamos com o projeto do nosso Conselho Consultivo no final de 2014.

Depois de uma mentoria que tivemos com o Yoshio Kawakami, o contratamos para nos ajudar a formar o Conselho ideal para o EBANX. Fomos de novembro de 2014 até o início de 2015 conversando com potenciais conselheiros e definindo as regras básicas de funcionamento. Na primeira composição do nosso Conselho Consultivo fechamos com Wolney Betiol, fundador da Bematech e José Rogério Luiz, que já foi vice-presidente de planejamento do Grupo Netshoes e também presidente do Conselho de Administração da Totvus e, tempos depois, em substituição ao José Rogério vieram José Renato Hopf, cofundador da GetNet, e José Tosi, ex-presidente da MasterCard. A advogada interna do EBANX era quem secretariava as reuniões.

No início, em 2015, tivemos muitas reuniões seguidas, 6 em menos de 9 meses. O primeiro aprendizado foi de que não se deve chegar com muita sede ao pote, querendo sorver e aproveitar o conhecimento dos conselheiros de uma só vez. Também nessa época vivíamos um momento de M&A hostil para cima de nós, o que invariavelmente nos tomou muitas horas de todas as reuniões daquele período, deixando pouco tempo livre para discussão de outros temas.

Um outro aprendizado foi relacionado à gestão do tempo. Por mais que nossas reuniões fossem longas, 6 horas em média, a dinâmica de nossa operação e os updates dos acontecimentos por si só já demandavam muito tempo, então uma reunião com 5 ou 6 assuntos específicos nunca conseguia exaurir todos os temas pautados.

Já a organização das reuniões fluiu bem desde o início. A pauta sempre era enviada 5 dias antes e a ata seguia 5 dias depois. E todo mês mandávamos um update detalhado para o Conselho com os reports financeiros junto com os principais acontecimentos do período. É importante também contar com uma equipe de facilities antenada no apoio para as questões logísticas.

Porém, nosso grande gargalo sempre foi o follow up da nossa parte sobre as ações que nos comprometíamos realizar aquele mês. Nas reuniões, vários insights e valiosos conselhos surgiam. Mas, no dia seguinte, quando voltávamos para a nossa mesa éramos tragados de volta pela operação. Nós prometíamos uma coisa e no mês seguinte chegávamos para a reunião sem ter feito, fazendo as conversas andarem em círculos.

E agora, quase dois anos conduzindo reuniões do nosso Conselho, tenho um desafio para 2017: como torná-las mais produtivas e exequíveis, para de fato nos ajudarem nas questões mais difíceis? Para tornar isso realidade, voltei no tempo e enumerei os assuntos mais pautados no passado. Percebi que orbitamos em torno dos mesmos 8 assuntos, uns mais e outros menos, durante todo esse tempo. Os assuntos só se intercalavam entre eles, iam e voltavam. Sem o follow up devido da nossa parte.

A virada de chave aconteceu quando eu e meus sócios tivemos a oportunidade de participar como convidados da última reunião do Conselho da Endeavor de 2016. Ali descobrimos que proatividade é chave num quórum de conselheiros tão qualificados como os da Endeavor e os do EBANX. Então agora passaremos a adotar uma postura muito mais proativa do que reativa perante o Conselho. Não vamos mais colocar uma dor na mesa e ficar confabulando sobre ela.

Vamos trazer a dor já com o remédio que estamos aplicando e aí sim absorver o máximo de conhecimento dos nossos Conselheiros no caso concreto.

Por exemplo, já para a nossa próxima reunião de Conselho, teremos apenas 3 assuntos na pauta. Um para ser discutido a fundo e os outros mais para demonstrar as ações que já estão sendo tomadas. Essa é uma forma de levarmos resoluções mais concretas ao Conselho e resolver também o problema das ações que nunca saiam da ata.

Vejo os membros do Conselho como nossos irmãos mais velhos, trazendo a visão de quem já passou por aquilo que os próprios empreendedores ainda não passaram. Essa experiência é a principal entrega do Conselho.

E mesmo que eles deem orientações, a decisão final é nossa. O desafio está justamente em fazer essas duas coisas se aproximarem, para que a decisão tomada seja também embasada na experiência compartilhada pelo conselheiro.

Ao longo do ano, compartilho novos insights que surgirem nas reuniões de Conselho que temos pela frente.

Tamo junto galera e vamos em frente!

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