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Como selecionar um sistema de ERP na hora certa para a sua empresa

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Você já deve ter ouvido muito sobre a sigla ERP, mas você sabe quais os passos para escolher a melhor para sua empresa? Veja quais fatores levar em consideração na hora da escolha

Um dos principais desafios de uma empresa quando começa a apresentar um crescimento relevante é a seleção de um sistema interno que possa auxiliar na gestão do seu negócio e suportar a escalada da empresa para alçar voos mais altos.

Os principais sistemas de gestão, conhecidos mundialmente pela sigla ERP (Enterprise Resource Planning), são grandes ferramentas que auxiliam os executivos das empresas na gestão dos seus negócios, concentrando todas as informações necessárias para entregar a sua proposta de valor aos seus clientes, porém o desafio começa já na etapa de seleção da ferramenta correta para a sua empresa.

PREPARANDO PARA SELEÇÃO

A escolha de um sistema passa por diferentes questões-chave que devem ser refletidas antes de embarcar no processo de seleção:

1. Qual é o grau de maturidade dos meus processos internos? Estou seguro que sei operar da melhor forma ou posso melhorar meu processo?

Alternativa A: sim, meus processos estão maduros e otimizados. Um sistema entraria mais para garantir a documentação, confiabilidade de dados e aumentar ainda mais a otimização.

Recomendação nesse caso: partir para a busca de uma ferramenta que tenha um grau de aderência bem alto ao que você está buscando. Esse pode ser um grande desafio, porém é chave para você alcançar os benefícios que está esperando.

Dica importante: evite ao máximo as customizações nos sistemas! Busque sempre um sistema que esteja bem próximo ao que você precisa e se possível se adapte a ele. Quanto maior o nível de customização, maior o investimento inicial e maior a chance de eventuais problemas, seja no uso normal como também no lançamento de novas versões.

Alternativa B: não, considero meus processos pouco maduros e podem ser melhorados.

Recomendação neste caso: estar aberto a introduzir os processos que o sistema ERP utiliza. Isso vai fazer com que a etapa de implementação flua de uma forma mais fácil e o desafio estará em capacitar o time da sua empresa em como utilizar o sistema.

2. Qual é o grau de conhecimento da sua equipe de TI? Tenho uma equipe preparada para tomar decisões e fomentar a tomada de decisão junto às áreas impactadas?

Alternativa A: sim, meu time de TI tem experiência e já passou pela implantação de ERPs em outras empresas.

Recomendação neste caso: ótimo. Único ponto de atenção é a possível existência de vícios que a equipe de TI possa ter por ter convivido com outros sistemas. Importante a equipe estar aberta a conhecer o novo para ver o que é melhor para a sua empresa.

Alternativa B: não, meu time de TI é pouco experiente nesse tipo de projeto.

Recomendação neste caso: busque uma empresa com experiência de implementação de sistema que poderá te assessorar durante o processo de implantação. Nesse caso é importante contar com o apoio de uma consultoria que vai fazer um pouco do papel do time de TI e que conta com experiência para tomar as decisões corretas. Vai te salvar algumas noites sem sono!

3. Quais são as funcionalidades que são realmente fundamentais para a gestão do meu negócio?

Neste caso não existe certo ou errado, o importante é fazer um bom mapeamento inicial com as áreas da sua empresa e identificar como cada área poderia se tornar mais eficiente com o apoio de um sistema de gestão.

Dica importante: é chave envolver todo o time desde o começo do processo de implantação de um sistema. Isso vai garantir que o time se sinta engajado e comprometido com a sua implantação. É importante ressaltar que é um processo que traz muita ansiedade para o time, dado que é algo novo que vai mudar a forma como trabalham hoje. Ou seja, quanto antes envolvidos, melhor será o projeto.

Essas funcionalidades devem ser por fim descritas em um documento que é chamado no mercado de RFP (Request for Proposal) e que deverá ser compartilhado com cada uma das empresas na etapa de seleção, para que todos tenham o mesmo entendimento do que a empresa está buscando no sistema.

Partindo dessas 3 perguntas, já conseguimos traçar uma estratégia de seleção. Indo passo a passo, sugeriria seguir da seguinte maneira:

SELECIONANDO O SISTEMA

Após realizada a RFP, é chegada a hora de buscar quem poderão ser os fornecedores do sistema para a sua empresa. Para identificar empresas que possam atender à sua demanda, usamos algumas fontes de pesquisas diferentes:

  • Indicações de executivos que atuam no mesmo setor que a sua empresa
  • Entidades de pesquisa e estudo, tais como Gartner, IDC, outras
  • Associações de classe sindical
  • Revistas e sites especializados

Uma vez realizada a pesquisa de empresas, o próximo passo é o contato com essas empresas e a apresentação da sua necessidade, refletida na RFP que comentamos acima. Cada fornecedor trabalhará em uma proposta diferente e é nesse momento que surge o desafio de analisar de forma coerente cada proposta recebida. Para isso, a definição de critérios de seleção é chave.

Alguns critérios importantes que devem ser considerados:

  1. Funcionalidades do sistema
  2. Grau de aderência do sistema aos processos da empresa
  3. Qualidade técnica e funcional do sistema
  4. Facilidade de implantação do sistema
  5. Qualidade do suporte técnico e da equipe de implantação
  6. Preço de aquisição e implantação
  7. Qualidade da documentação do sistema
  8. Processo de melhora contínua do sistema

Dica importante: focar somente no critério de preço na negociação, explorando ao máximo o fornecedor, em vários casos que presenciei, se tornaram por fim pouco eficazes e contaram com um processo de implantação muito turbulento. É importante buscar uma relação de win-win nesse momento para garantir que as duas empresas consigam cumprir com o combinado.

Esses critérios deverão estar detalhados dentro de um SCORECARD, que faz com que haja um gabarito único a ser preenchido pela equipe da empresa que estará selecionando o sistema. Nesse gabarito deverá constar o critério, a descrição do que é esperado e também o peso que deverá ser atribuído para a tomada de decisão ao final. Esse gabarito é importante porque garante que todos estão avaliando as propostas com os mesmos critérios e atribuindo as notas de forma correta.

Alguns desses critérios poderão ter suas respostas atendidas diretamente durante a apresentação ou leitura das propostas que serão enviadas por cada uma das empresas. Porém é importante também sempre consultar outras empresas que já estejam utilizando o sistema em avaliação. Esse processo tem se mostrado muito útil porque ajuda a entender como o sistema funciona no dia a dia de outra empresa.

Ao final, todos devem ter seu SCORECARD preenchido e ser criado um filtro das melhores propostas. Como sugestão, levar 2 alternativas para a mesa de negociação é saudável, porque permite com que as empresas se esforcem a entregar um valor adicional à sua empresa e também te dá a possibilidade de ver o grau de compromisso de cada uma delas com o seu desafio.

Eventualmente, uma empresa será selecionada e partiremos para o próximo desafio que é a implantação. Boas escolhas!

, PLAY Intellectual Capital, Managing Partner
Lidera a PLAY Consultoria, núcleo de consultoria da PLAY Capital. Sólida experiência em consultoria empresarial em projetos de estratégia e implementação em toda a América Latina e continente Europeu. Atualmente suporta empresas no desafio de crescer seus negócios ou de reestruturá-los para voltar ao crescimento.

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