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Como um CEO organiza seu tempo para decidir melhor

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Tempo é um fator escasso para quem comanda uma empresa. Saiba como ter espaço na agenda para interagir com os funcionários e ter fôlego para tomar todas as decisões

As funções do CEO em uma empresa variam muito conforme a maturidade do negócio. Quem já comandou uma startup desde a sua criação sabe que o início exige muita dedicação, mão na massa e multitasking. Porém, aos poucos, a rotina começa a ficar mais parecida com a de uma grande empresa, que tem vários funcionários, cargos bem definidos e processos.

Eu passei por esses dois momentos. O Viva Real está desde 2009 no Brasil e a empresa cresceu muito desde então. Fiquei como CEO até julho de 2016, quando me tornei presidente do conselho. Sinto que o papel do CEO é entender um pouco sobre tudo o que acontece na companhia. Enquanto os funcionários são cada vez mais especializados, ele tende a ser mais generalista.

Acredito que os principais papéis dos CEOs são garantir que a empresa tenha dinheiro para sobreviver e crescer; contratar os melhores talentos; e promover a visão e a cultura para seguir o caminho proposto. Mas como organizar a rotina para fazer tudo isso acontecer? Pensando nisso, reuni alguns dos meus hábitos e aprendizados do tempo em que ocupei esse cargo.

Tarefas prioritárias

Em geral, o líder de uma empresa não deve ter mais do que três grandes assuntos nos quais se concentrar ao mesmo tempo. São as três coisas mais importantes que ele vai ter na cabeça. Para saber o que priorizar, eu costumo medir o impacto da tarefa em relação ao esforço. De todas as iniciativas que o CEO pode abraçar, ele deve pensar naquelas que têm relativamente  o maior impacto, mas requerem o menor esforço. São essas que vão criar o maior impacto para o seu negócio.

Agenda bloqueada uma vez por semana

Eu criei o hábito de ter sempre um dia por semana – ou pelo menos algumas horas – sem compromissos. Esse período me permite ficar fora do escritório e pensar com calma, sem que a cada minuto eu precise parar para atender alguma demanda. Ser CEO significa que você recebe informações constantemente e precisa tomar muitas decisões por dia. No meio dessa loucura, é preciso parar para organizar os pensamentos de vez em quando.

Ferramentas úteis

Um CEO faz várias reuniões diariamente. Por isso, é fácil se perder nas informações e esquecer tarefas que precisam ser feitas. Alguns aplicativos me ajudam muito a organizar o dia a dia. Um deles é o Wunderlist, que faz uma lista básica de tarefas. O Evernote eu uso para anotações específicas. Por fim, o calendário do Google, para marcar os compromissos.

Funcionários que sabem comunicar

Além das reuniões, CEOs também passam bastante tempo conversando individualmente com pessoas do time, para saber como está a rotina ou para resolver uma questão pontual. São tantas demandas que fica difícil aprofundar todos os assuntos em cada encontro ou conversa. Para o CEO, essa enorme quantidade de informações não permite que ele faça um microgerenciamento. Se tentar, o máximo que vai conseguir é sobrecarregar a si mesmo e frustrar o time, que perde autonomia. Para os funcionários, por outro lado, é fundamental que sejam capazes de comunicar seus problemas e resultados de forma concisa, clara e direta. Ou seja, o CEO precisa de interlocutores que saibam passar o recado para não perder tempo e tomar decisões com base nas informações corretas.

Agilidade nas decisões

Ter uma empresa maior não significa que você deve perder a agilidade para tomar decisões. Quando o negócio está começando, como tipicamente os empreendedores não têm acesso a muitos dados, a maior parte das decisões é baseada no instinto. Conforme a empresa cresce, há mais informações disponíveis. Mas não importa o estágio: velocidade é fator fundamental para uma empresa.

Boas decisões hoje são muito melhores do que decisões perfeitas na próxima semana.

Proximidade com a linha de frente

Eu falo muito com pessoas que não estão próximas de mim no dia a dia, mas que cuidam da outra ponta do negócio e que ficam mais próximas dos clientes. Eu vejo que estão trabalhando, sento ao lado da mesa delas e pergunto o que estão fazendo, de qual projeto estão participando. É muito importante estar em contato com representantes da linha de frente, entender a perspectiva deles. Essas conversas têm dois objetivos: ao perguntar, eu aprendo muito sobre os desafios que os funcionário enfrentam e, ao fazer isso, dou exemplo para outros líderes da empresa de que nossa função é ajudar a equipe a produzir. É uma postura importante. Sempre há tempo para essas conversas rápidas. Aproveite aqueles 10 minutos entre uma reunião e outra.

Reconheça os maus hábitos

Eu não sou uma pessoa muito sistemática e não tenho rotinas fixas no meu dia. A única coisa que faço frequentemente – e não considero um hábito bom – é checar meus e-mails pela manhã, logo que acordo. É quase um vício.

Não se esqueça da vida pessoal

Eu também não me considero o melhor exemplo de equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, mas eu me esforcei para melhorar nos últimos anos, especialmente quando tive meu primeiro filho, que hoje está com 3 anos. Depois, veio minha filha. Desde então, tento estar em casa às 19h30 de três a quatro dias por semana. Tenho conseguido manter essa rotina.

Quando a empresa começou, eu trabalhava sete dias por semana e não eram poucas horas. Então, durante quase quatro anos, sobrou pouco tempo para lazer. Depois desse período, passei a trabalhar um pouco menos e comecei a ser mais eficiente nos horários de trabalho, o que me permitiu mais tempo com minha família. Meus programas de final de semana basicamente são sair para jantar e ir ao parque.

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Você está pronto para ser o CEO da sua empresa?

Fundador x Time fundador X CEO fundador

, VivaReal, CEO
Brian começou as operações do VivaReal na Colômbia e no México. Empreendedor, trouxe a empresa para o Brasil em 2009 ao perceber que o país era um lugar promissor para tecnologia e mercado imobiliário. Atualmente o VivaReal tem 16 escritórios espalhados pelo Brasil e mais de 450 funcionários.

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1 Comentário

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  1. Tiago Giusti - says:

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    Olá, Brian!

    Gostei do que escreveu, principalmente por ser tão humano e verdadeiro, reconhecendo o que você ainda está trabalhando para melhorar e a busca que está fazendo para encontrar o equilíbrio entre o pessoa e profissional.

    Obrigado por compartilhar conosco!

    Tiago Giusti
    CEO na Portabilis
    http://www.portabilis.com.br

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