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O não-planejamento que pode afundar sua empresa

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A cultura de deixar para última hora pode acabar com a sua empresa poucos anos. Entenda como montar um verdadeiro planejamento e fazer seu negócio decolar.

Parte 5 de 6 do Guia para Aumento da Eficiência

Trabalhar com um bom planejamento deveria ser um requisito básico para qualquer empreendimento. Infelizmente, nem sempre é o que acontece. Um estudo realizado pelo Sebrae em 2014 mostrou que, na média, 55% dos brasileiros empreendem sem elaborar nem mesmo um plano de negócios. E o pior: a cultura do “não-planejamento” persiste mesmo depois que suas empresas abrem as portas.

Pelas contas do Sebrae, apenas 53% dos empreendedores acompanham suas receitas e despesas. E só metade deles (50%) revê e atualiza regularmente seus planos de negócios. Por um lado, esses números explicam por que metade das empresas brasileiras fecham as portas depois de apenas quatro anos de atividade, segundo o IBGE. Por outro lado, apontam para uma grande oportunidade:

Os empreendedores que trabalham com um bom planejamento tendem a abrir grande vantagem sobre os demais

Mas como planejar? Ou ainda: qual a forma mais eficiente de fazê-lo? É sobre isso que falaremos neste capítulo, o quinto da Série para Aumento da Eficiência Endeavor, editado em parceria com a Crunchflow.

  • Indo além do planejamento

Para começar, temos de voltar a um dos mandamentos sagrados da administração: planejar é essencial. Nenhuma empresa consegue sobreviver muito tempo sem saber para onde está indo. Se você é um empreendedor, ou deseja ser, o primeiro passo é elaborar um plano para concretizar a sua ideia.

Aqui mesmo, no portal da Endeavor, é possível encontrar vários conteúdos interessantes sobre planos de negócios, planejamento estratégicooutros tipos de planejamento. Pesquise, leia a respeito e não deixe de seguir os conselhos dos especialistas. É uma forma de evitar problemas e prevenir desperdícios, tanto de recursos como de energia, que podem abreviar a vida do seu negócio.

Leia também: Uma boa ideia não é tudo que você precisa

Mas a nossa intenção é falar de algo que vai além desse patamar básico de planejamento. Queremos abordar o conceito de forecasting. Trata-se de um tipo de planejamento inovador que permite aos empreendedores antever o futuro e extrair o máximo das oportunidades que ainda estão por vir.

  • A era da análise preditiva

No capítulo anterior, falamos sobre a verdadeira revolução proporcionada pelas ferramentas de Machine Learning. Com a ajuda desses sistemas, as empresas agora têm condições de monitorar todos os aspectos relativos ao desempenho dos seus negócios. Tudo com base em análises estatísticas e dados objetivo, que qualificam a tomada de decisões ao mesmo tempo que melhoram os resultados do empreendimento.

Esses sistemas são programados para se autoaperfeiçoar. À medida que acumulam dados, eles geram análises cada vez mais completas, inteligentes e certeiras, até que se tornam capazes de “prever o futuro”. Não no sentido de fazer profecias sobre os destinos da empresa, obviamente. Trata-se de trabalhar com as chamadas análises preditivas.

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Os sistemas que fazem esse tipo de análise vasculham montanhas de dados para identificar determinados padrões de comportamento na sua empresa. Com base nesses padrões, eles indicam como sua empresa tende a reagir em situações futuras – como novos projetos e investimentos.

  • Preparando melhor a sua empresa

Imagine, por exemplo, que sua empresa acaba de ser contratada para desenvolver um grande projeto. Como você calcularia o custo necessário para executá-lo? Normalmente, as companhias de serviços fazem essa conta de forma imprecisa e subjetiva. Os gestores se baseiam na própria experiência, que é subjetiva, e passam a acreditar que determinadas tarefas podem ser concluídas em um número X de horas – mesmo que, muitas vezes, essa estimativa esteja bem distante da realidade.

Os resultados são recorrentes: entregas com atraso, queda na qualidade, estresse e muito mais.

Com as análises preditivas fica mais fácil evitar esses e outros problemas. Os sistemas que trabalham com essa abordagem sabem como a empresa tende a responder a cada tipo de projeto. Sabem quantas horas são necessárias para determinadas tarefas  e sabem, até mesmo, quais funcionários tendem a se sair melhor em cada uma delas.  Assim, a empresa consegue se preparar melhor para o futuro.

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Com esses dados, o empreendedor pode alocar as pessoas naquilo que elas fazem melhor, utilizar plenamente as horas que elas têm à disposição e ainda evitar retrabalhos e outros problemas aparentemente imprevisíveis, como a necessidade de contratar mais pessoas no meio do caminho apenas para dar conta de um projeto que parecia bem mais simples. E não só isso.

Os sistemas que utilizam machine learning podem analisar quais são os clientes que estão na fila de prospecção ou no “pipeline de vendas”. A partir daí, com base em diferentes formulações estatísticas, conseguem prever quantos projetos tendem a sair do papel e antever quais serão os conhecimentos, as competências e os perfis necessários para executá-los. É mais do que planejamento, é o próprio conceito de forecasting.

  • A equipe certa para os projetos certos

As análises preditivas permitem que as empresas de serviços atuem com máxima eficiência  sempre. Não importa se o mercado está em franco crescimento ou se são tempos de vacas magras: com as informações certas, seus negócios estarão sempre bem dimensionados para o que der e vier. E isso também vale para o principal ativo dessas empresas: os funcionários.

Já existem tecnologias que ajudam a dimensionar qual deve ser o perfil e o tamanho exato da equipe envolvida em cada tipo de projeto. Essas plataformas de workforce planning analisam os dados da sua empresa, identificam padrões de desempenho e oferecem insights para você antecipar as demandas futuras  e gerenciar os seus recursos na medida exata.

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Entre outros benefícios, essas plataformas definem o tamanho que sua equipe deve ter para atender as particularidades de cada projeto. Se for necessário, identifica os perfis profissionais e as competências que a equipe precisa incorporar para trabalhar com qualidade e eficiência. São mais uma alternativa para evitar a ociosidade, o desperdício e a desorganização. É uma verdadeira revolução.

As empresas ganham a oportunidade de contratar, demitir, promover e dar feedback, tudo com base em análises complexas, geradas a partir de seus próprios históricos de desempenho. E você, empreendedor, fica mais livre para pensar no crescimento do negócio, na busca de novos clientes e novas oportunidades de inovação. Tudo aquilo, enfim, que nenhuma máquina jamais será capaz de executar.

, Crunchflow, COO
Fábio Knijnik é CCO e co-fundador da Crunchflow, um software-as-service (SaaS) de planejamento de equipes de trabalho. Administrador de empresas formado pela PUCRS e Black Belt na metodologia Six Sigma. Ocupou cargos de gestão nas empresas Sadia e LeitBom (pós-aquisição do GP Investimentos) e Knijnik Engenharia Integrada.

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