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Quanto seu cliente perde com o tempo ocioso dos seus colaboradores?

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Você sabe como melhorar e usar seus recursos da maneira mais eficiente possível? Confira as dicas que separamos.

Parte 3 de 6 da série “Guia para Aumento da Eficiência”. A cada quinze dias uma nova dica, acompanhe.

Chegamos ao terceiro capítulo da nossa série. Até aqui, tratamos de alguns princípios básicos para otimizar a gestão de recursos e tornar a sua empresa de serviços mais eficiente. Falamos sobre as vantagens da gestão de portfólio sobre a tradicional abordagem da gestão de recursos. E também apontamos caminhos para você melhorar a qualidade de alocação das pessoas, tecnologias e competências que estão à disposição do seu negócio.

Agora, falaremos de mais uma etapa essencial na busca da máxima eficiência: maximizar a utilização dos recursos.

  • Onde sua empresa perde dinheiro?

Em uma típica empresa de serviços, o recurso mais importante à disposição dos gestores é o tempo. Cada funcionário tem o compromisso de dedicar uma determinada quantidade de horas para o trabalho. O problema é que essas horas não podem ser estocadas e nem acumuladas. É preciso utilizá-las da melhor forma ou pagar o preço do desperdício.

Normalmente, há duas situações em que as empresas desperdiçam esse recurso. Uma delas é quando o funcionário se ausenta, seja por doença ou por qualquer outra razão. Nesses casos, é possível descontar as horas trabalhadas ou, ainda, recorrer ao velho banco de horas para atenuar o prejuízo, mas não há como neutralizá-lo. Um funcionário não pode trabalhar dois dias em um só.

Engana-se, porém, quem pensa que a grande fonte de desperdício está nas ausências habituais dos funcionários, processo mais conhecido como absenteísmo.

Na maioria das vezes, é durante o dia normal de trabalho que as empresas de serviços mais perdem dinheiro.

E o problema ocorre justamente pela falta de cuidado na utilização dos recursos que sua empresa tem.

  • As fontes da ociosidade

Pense na sua própria rotina: quantas vezes você já ficou ocioso enquanto aguardava um colega ou até mesmo um cliente dar o retorno necessário para o trabalho avançar? Muitas vezes, a ociosidade não tem nada a ver com preguiça ou incompetência. Há profissionais que são supereficientes e terminam suas tarefas antes do tempo previsto  e ficam sem nada para fazer nas horas restantes do dia.

Mas, diferente do que muitos pensam, a situação mais recorrente e desgastante acontece durante o dia normal de trabalho, naqueles momentos em que todos têm várias coisas para fazer, mas não conseguem concluí-las por causa de interrupções, telefonemas, mensagens ou reuniões imprevistas. É aí que sua empresa perde dinheiro: nas horas improdutivas. Pois não há como recuperá-las plenamente.

Leia também: Como o tempo livre dos seus funcionários pode mudar sua empresa

Não há maneira de estocar o tempo dos seus profissionais e empregá-lo no momento mais conveniente. Sua única saída é evitar a ociosidade – para isso, é essencial que sua empresa melhore a capacidade de utilizar os recursos que tem à disposição.

  • Buscando um ambiente produtivo

Em uma indústria, a parte bruta do trabalho costuma ser feita de forma mecanizada. Trabalhadores operam máquinas e linhas de produção. Eles repetem as mesmas tarefas incessantemente, sempre com o mesmo objetivo.

Em uma empresa de serviços, porém, a lógica da produtividade é mais complexa e menos linear. O trabalho bruto é intelectual. Os objetivos mudam conforme o projeto e as tarefas nem sempre se repetem. Em algumas, como nas agências de publicidade, basta um funcionário ficar doente ou perder a inspiração e todo o projeto corre o risco de atrasar.

  • Então, como garantir a produtividade nesse caos?

O primeiro passo é criar um ambiente no qual todos tenham a chance de trabalhar com foco e concentração. Onde as interrupções sejam a exceção, e não a regra. E onde todos tenham a oportunidade de executar suas tarefas de maneira ordenada, uma de cada vez.

Nos últimos anos, os inúmeros avanços tecnológicos consagraram a ideia de que o profissional ideal é aquele que faz várias coisas ao mesmo tempo. E-mails, mensagens, notificações em todas as telas, tudo isso ajudou a criar um culto ao multitasking. Mas a verdade é que, na maioria das vezes, esse modelo de trabalho só contribui para bagunçar a rotina do trabalho.

Pense: quantas vezes você já encerrou o dia com a impressão de que trabalhou muito, mas produziu quase nada?

Em um ambiente aberto ao multitasking, é mais difícil manter o foco e organizar o pensamento. Logo, as tarefas começam a se acumular, os prazos ficam cada vez mais curtos e as urgências surgem com frequência cada vez maior. Pesquisas recentes demonstram que a pressão das múltiplas tarefas prejudica o desempenho intelectual e pode até mesmo causar danos permanentes ao cérebro – além de diminuir consideravelmente a produtividade.

O caminho para a eficiência passa pela adoção de um fluxo de trabalho no qual as pessoas possam realizar uma coisa de cada vez. Isso significa protegê-las de interrupções desnecessárias e permitir que elas dediquem suas horas de trabalho ao que realmente interessa.

  • É preciso medir para gerenciar

Qualquer empreendedor sabe que ter bons indicadores é essencial para tomar decisões. Não basta ter números e mais números sem diferenciar o que é estratégico do que não é. Para compreender como funciona a sua empresa, você precisa monitorar seu recurso mais importante: as pessoas.

Leia também: Capital humano: talvez seja o seu investimento mais importante

Muitas empresas focam apenas no resultado, sem se preocupar com a forma como ele foi alcançado. Não consideram como o funcionário trabalhou ou se a tarefa era adequada ao seu perfil. Mas nós, da Crunchflow, acreditamos que o “trajeto” entre a distribuição da tarefa e a entrega do resultado final é fundamental. É por isso que trabalhamos com o conceito de track record, ou seja, o registro dos dados de desempenho de cada funcionário.

Imagine que um determinado funcionário – vamos chamá-lo de Paulo – recebe uma tarefa com a responsabilidade de concluí-la em cinco horas. Nas empresas atuais, não basta apenas verificar se o trabalho foi bem feito. Também é essencial controlar como Paulo se saiu durante a execução.

Uma ferramenta de track record faz justamente esse tipo de monitoramento. É uma forma de registrar quantas horas foram necessárias e qual foi o nível de resolutividade de cada tarefa. Com o tempo, esse tipo de informação permite que a empresa identifique alguns padrões de funcionamento da equipe. É possível perceber, por exemplo, em quais tipos de tarefas Paulo é mais ou menos produtivo. Ou, ainda, planejar melhor o dia de Paulo, evitando que ele fique com horas ociosas.

Antigamente, esse tipo de aprendizado demandava inúmeras planilhas, além de profissionais especializados na gestão da área de Recursos Humanos. Hoje em dia, no entanto, é possível automatizar os processos de análise do track record de cada funcionário por meio das tecnologias de machine learning, também conhecidas como “aprendizado de máquina”. Aliás, esse é o tema do próximo capítulo  que sai daqui 15 dias. Até lá!

, Crunchflow, COO
Fábio Knijnik é CCO e co-fundador da Crunchflow, um software-as-service (SaaS) de planejamento de equipes de trabalho. Administrador de empresas formado pela PUCRS e Black Belt na metodologia Six Sigma. Ocupou cargos de gestão nas empresas Sadia e LeitBom (pós-aquisição do GP Investimentos) e Knijnik Engenharia Integrada.

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