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Como investigar uma denúncia

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Veja quais cuidados devem ser tomados na hora de apurar denúncias graves como as de assédio sexual.

Na sala de reunião da diretoria, estavam reunidos: presidente, diretores de operações, de marketing, RH, TI e administrativo-financeiro. Seria o comitê adequado para discutir planos estratégicos, resultados da companhia, ou algo trivialmente ligado ao dia a dia da empresa, não fosse pela presença adicional dos auditores internos, responsáveis pela apuração de fraudes.

O assunto a ser tratado era uma denúncia de assédio sexual, com suspeitas de conluio e desfalque contra a empresa. Cada um estava lá por um motivo específico: o presidente porque recebeu a denúncia, o diretor de operações porque o desfalque ocorria em sua área, o diretor de marketing porque liderava a pessoa assediada, o diretor de recursos humanos porque trata dos casos de assédio sexual, o diretor de TI porque estava em discussão a análise das mensagens corporativas, o diretor administrativo-financeiro porque envolvia fluxo de pagamentos controlados pela área e a auditoria por ser responsável pelas apurações de fraude.

Durante a reunião foram discutidos diversos planos de ação, mas não havia qualquer consenso entre os participantes, cada um estava interessado em resolver sua parte. Mas havia um ponto em que todos concordavam, e por mais que os auditores tentassem reverter, foi neste ponto que se concentrou a maior parte da reunião: Descobrir quem havia mandado a denúncia! As ações que se desenrolaram a partir daí resultaram em algo inusitado, uma nova carta do denunciante com os seguintes dizeres:

“Prezado presidente, eu sou a pessoa que fez as denúncias a respeito da (…), não tenho dormido direito desde que (…). Tenho mulher e filho e quero preservá-los. Pelo que estou vendo a repercussão foi grande. Estou à disposição para maiores esclarecimentos. Não estou me sentindo bem, inclusive minha cabeça esta totalmente confusa. Meu telefone (…)

PS.: Por favor peçam para pararem as investigações e o rastreamento de onde foi enviado o e-mail anônimo. Estou assustado.”

O caso acima pode parecer uma atrocidade para alguns profissionais mais experimentados no tema, mas é um caso real que ocorreu em uma grande corporação, uma empresa com operação em diversos países e com ações negociadas em bolsa. E não fosse pela carta transcrita seria possível dizer que é semelhante a muitos outros casos já vivenciados em outras empresas. É comum vermos casos de apuração em que informações deste processo vazaram e chegaram até os investigados, casos em que os denunciantes foram retaliados e prejudicados, casos em que as ações invalidaram provas e até mesmo casos em que os próprios investigados foram incumbidos de conduzir as investigações.

Ocorre que muitas organizações não estão preparadas para enfrentar uma situação deste tipo, e cada gestor age de forma intuitiva, na maioria das vezes bem intencionada, mas possivelmente inconsequente. Já vimos casos em que o boletim de ocorrência registrado trazia o nome do denunciante que ajudou a empresa a conseguir o flagrante de um desvio de cargas, fato que gerou um enorme risco pessoal para este denunciante.

Para evitar situações como esta, algumas orientações devem ser rigorosamente seguidas durante o processo de apuração:

1-   Imparcialidade:

O processo de apuração deve ser conduzido apenas por pessoas não relacionadas, de maneira que não haja predisposição na definição das ações investigativas, interpretação tendenciosa das informações e ações de ruptura inadequadas.

Idealmente, o responsável pela apuração de denúncias deve conduzir o processo de maneira independente, sem interferências ou influências de pessoas relacionadas.

2-   Confidencialidade:

A única forma de manter a confidencialidade é ter controle sobre as pessoas envolvidas no processo de apuração. Quanto mais pessoas envolvidas, maior a possibilidade de vazamento de informações, além da possibilidade de trazer um potencial “inimigo” para a mesa de discussão.

Devem ser envolvidos no processo de apuração somente aquelas pessoas extremamente necessárias, e neste caso deve-se garantir que estas pessoas estarão do lado correto. “Meias verdades” nesta situação não ajudam a conquistar aliados.

3-   Metodologia adequada:

Ações inadvertidas podem gerar problemas futuros na condução dos trabalhos. Um simples acesso a uma máquina contendo uma evidência pode dar ao fraudador o argumento necessário para invalidar uma prova judicial. O responsável pela apuração deve possuir o conhecimento e ferramentas necessárias para realização das atividades, ou buscar especialistas para os tópicos dos quais não tenha pleno domínio.

4-   Amparo legal:

Para o tiro não sair pela culatra, os responsáveis devem garantir amparo legal para as ações realizadas. No caso de uma análise de e-mails por exemplo, as empresas devem realizar previamente uma comunicação adequada aos usuários sobre o uso exclusivamente profissional deste meio de comunicação e a possibilidade de monitoramento das mensagens.

5-   Definição e priorização de objetivos:

As ações que se seguirem devem ser condizentes com os objetivos esperados. Isto porque, via de regra, os recursos (principalmente financeiros) são limitados e nem todas as ações trazem o resultado desejado. Deve-se estabelecer prioridades para os objetivos, por exemplo: se a empresa deseja recuperar o prejuízo, é melhor investir na identificação de ativos recuperáveis. Por outro lado, se a representação judicial ou criminal é primordial, investir esforços na localização de bens e ativos não vai ajudar muito.

Esta definição de prioridades ajuda também a evitar que os planos de ação sejam distorcidos, gerando ações prejudiciais aos denunciantes.

As recomendações acima são válidas para toda e qualquer apuração de denúncia. Existem ainda situações específicas que requerem outros tipos de cuidados, de forma que é sempre recomendável consultar um especialista no assunto antes de iniciar as ações de verificação.

Este artigo foi desenvolvido em conjunto com Renato Anaia, executivo  da ICTS Global, responsável pela unidade de negócio IE (Inteligência Empresarial)

 

Marcelo Forma é sócio-diretor da ICTS Global, empresa de consultoria, auditoria e serviços em gestão de riscos de negócios.

 

Leia também:
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, ICTS, Sócio-diretor

Engenheiro Civil pela Escola Politécnica da Universidade de São Paulo, com pós-graduação em Administração de Empresas pela EAESP- FGV. Sócio-Diretor da ICTS, empresa de consultoria, auditoria e serviços em gestão de riscos de negócios, com atuação em âmbito nacional e internacional. Responsável pela área de Gestão de Talentos e também atua diretamente em desenvolvimento de negócios. É referência nas áreas de prevenção de perdas, riscos operacionais, ética corporativa e programas de compliance.

 

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