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Como a Geekie utiliza design sprints para solucionar problemas em uma semana

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Como a Geekie utiliza design sprints para solucionar problemas em uma semana

Cinco dias: esse é o tempo que a Geekie leva para identificar um problema, testar possíveis soluções e aprender com os usuários. Descubra como ganhar essa agilidade também na sua empresa.

Apenas alguns poucos parceiros que acompanharam a Geekie de perto se lembram de que a empresa começou com um time de seis pessoas trabalhando em um galpão. Cinco anos depois, nosso endereço mudou, nossa equipe se multiplicou e nossas soluções escalaram, atingindo mais de 5 milhões de estudantes em todo o Brasil — porém, como era de se esperar, o crescimento significou um novo desafio para a gestão.

Não demoramos a perceber os sinais: as reuniões começaram a se arrastar por horas, muita dificuldade na tomada de decisões e, consequentemente, o próprio desenvolvimento de nossas plataformas era atrasado. Para uma startup de tecnologia educacional, essa realidade representava um risco grave de não atendermos ao ritmo do mercado.

Na busca por metodologias ágeis para gerir nossos projetos, os design sprints se destacaram pela rapidez e qualidade com que nos permitiram solucionar problemas de nossos usuários. Hoje, quero focar nessa abordagem em particular e o que aprendemos com ela dentro da Geekie.

O planejamento para um sprint

Na corrida, o sprint é o momento em que o atleta corre o mais rapidamente possível para percorrer uma curta distância — normalmente, na reta final para atingir seu objetivo.

Na Geekie, nossos engenheiros, como atletas, trabalham em uma semana de ritmo intenso para solucionar um problema relevante.

Executamos sprints de uma ou duas semanas de duração, sempre com uma visão clara de qual a linha de chegada ao final daquele período — pode ser um aprendizado, um protótipo validado, a resposta para um problema, os próximos passos para o time ou o produto. É importante que a meta não seja nem abstrata demais nem pequena e detalhada demais, para que haja foco, produtividade e relevância no processo.

Já rodamos, por exemplo, sprints para entender a rotina do professor em sala de aula, como desenvolver uma tarefa via aplicativo, como trabalhar com os dados gerados por nossa avaliação e até mesmo como permitir o acesso offline à nossa plataforma.

Também definimos quem executará os papéis-chave ao longo do sprint: o decisor e o facilitador.

  • Decisor: é o encarregado de tomar decisões difíceis que possam atravancar a reunião. Quando o time atinge um impasse que o impede de continuar, o decisor pode tanto escolher entre as opções apresentadas quanto resolver avançar sem endereçar aquela questão (caso julgue que ela não é relevante para o resultado do sprint).
  • Facilitador: é a pessoa responsável por fazer o pré-work do sprint, delineando a agenda a ser seguida e o tempo gasto em cada ação. Durante a semana, cabe ao facilitador mediar o trabalho e as discussões do time para garantir que o planejamento seja cumprido.

Ter o objetivo e papéis definidos fez toda a diferença para mantermos o foco em nossos encontros, assim como a dinâmica e o nível de energia da equipe. Afinal, a rotina do sprint é exaustiva e é papel da gestão apoiar e garantir que a equipe permaneça saudável. Além disso, escolhemos também um guardião da metodologia, cuja responsabilidade é prestar atenção aos detalhes, principalmente enquanto o hábito ainda não criou raízes — um atraso de cinco minutos pode parecer insignificante, mas, quando somado a uma série de pequenos desvios, vai comprometer os resultados.

Um lema que levamos aqui dentro é que “a disciplina nas pequenas coisas traz benefícios nas grandes coisas”

A rotina de um sprint semanal

É claro que certos rituais são adaptados de empresa para empresa, mas, como base para criar nossa rotina de sprints semanais, utilizamos o material SPRINT – How to solve big problems and test new ideas in just 5 days, de Jake Knapp. Vale a pena ler atentamente o conteúdo completo, em que o autor lista desde os materiais necessários durante o sprint (post-its, canetas, lousa, fita adesiva, folhas A4, marcadores, cronômetro) até uma agenda detalhada da semana.

Porém, para que você consiga visualizar com clareza como acontecem nossas dinâmicas, resolvi ir além de uma lista de tarefas e mergulhar em um case real. Há poucas semanas, um time de geekies contendo desenvolvedores, designers e consultores pedagógicos (um total de seis pessoas) rodou um sprint com o seguinte objetivo final: “Como podemos dar a cara do professor ao conteúdo da plataforma?”. Nesse caso, já tínhamos uma hipótese, nascida de investigações anteriores e que gostaríamos de validar: a de que o professor veria valor em subir conteúdo próprio para a plataforma Geekie.

Segunda-feira

Começamos com o nosso objetivo escrito na parede e a agenda dos próximos cinco dias, para que todos tivessem visibilidade de todo o processo. Então, em conjunto, listamos nossas sprint questions, as dúvidas, incertezas, riscos, hipóteses… Tudo o que ainda não estava claro para nós acerca do tema. Esse é o momento de ser pessimista; dessa forma, conseguimos antecipar possíveis problemas na solução. Trabalhamos pensando em algo que não queremos que aconteça e transformando isso em uma questão (“o professor não vai voltar para a plataforma depois de acessar um conteúdo externo” vira “quais vantagens o professor terá enviando conteúdo via plataforma?”, por exemplo).

Em seguida, fazemos o mapa da jornada do nosso usuário por nossa solução, colocando nosso objetivo como etapa final. À tarde, conversamos com especialistas — no caso, professores, mas também há ocasiões em que conversamos com outros profissionais — para entender o problema por todos os ângulos. No final do dia, nossas sprint questions são transformadas em oportunidades: em post-its, o time escreve quais problemas pode resolver. Eles são agrupados de acordo com a temática e passam por votação; dessa forma, se tornam visíveis os maiores desafios.

Terça-feira

Não necessariamente vamos resolver todo o mapa em um único sprint — é comum escolher apenas uma ou algumas etapas dele. Então, na terça-feira, buscamos referências (dentro e fora de nossa empresa) de outros produtos ou soluções que resolvam problemas semelhantes.

Durante a tarde, cada um elabora um storyboard, ou uma solução em três quadros, que podem ser explicados com palavras-chave ou desenhos. Não precisam ser desenhos bonitos, o importante é que eles sejam autoexplicativos — afinal, a votação é feita sem apresentações; o time pendura as ideias na parede, circula pela sala e coloca um adesivo nas escolhidas.

Quarta-feira

É hora de tomar decisões e criar um protótipo. Esse é o momento da verdade do sprint, que exige o maior fôlego de nossos atletas — ele já consegue ver a linha de chegada!

Aqui, storyboard final é elaborado, de acordo com os mais votados do dia anterior. Nosso time desenvolveu algumas poucas telas para que os professores interagissem com o conteúdo da plataforma, acrescentando anotações, destacando trechos da aula ou colando um link externo. Ao mesmo tempo, é importante que uma ou duas pessoas do time fiquem encarregadas de marcar as entrevistas de validação do dia seguinte e pensar no roteiro de perguntas para validação.

Quinta-feira

Na Geekie, as quintas-feiras são dia de validar nossas hipóteses, protótipos e soluções. Cinco é o número-chave: com cinco entrevistados, já somos capazes de traçar padrões. Conversamos muito com educadores parceiros, que já possuem alguma familiaridade com nossas plataformas. Entretanto, é bom encaixar na mistura ou dois detratores (por exemplo, professores muito resistentes à tecnologia, que não necessariamente vão se animar com a ideia que apresentamos).

Aliás, aqui vai um conselho fundamental: procure por pessoas que vão questionar, contestar e apontar falhas em suas ideias.

É melhor descobrir agora os motivos que podem levar a sua solução a fracassar, em vez de mais adiante, quando ela estiver no mercado.

Considere cada crítica um aprendizado e melhoria em potencial!

Sexta-feira

Por fim, fazemos um wrap-up com o time, compartilhando os aprendizados dessa jornada. É nesse momento que vamos decidir nossos próximos passos — será que validamos nossa solução ou precisamos de mais um sprint para explorar o problema na próxima semana? Tudo bem se a decisão for continuar investigando.

Nesse sprint, validamos a solução do conteúdo extra como caminho para “deixar a plataforma com a cara do professor”. Ainda assim, levantamos pontas soltas que não puderam ser trabalhadas até então para que fossem alvo de um olhar mais atento no futuro: detalhes quanto ao formato dos conteúdos, fluxo e visão do aluno entre elas.

É claro que ainda estamos aprendendo — e que a cultura da empresa está em constante aprimoramento. Mas já pudemos notar que os sprints otimizaram nosso trabalho em diversos aspectos, das reuniões mais eficientes, ao contato mais próximo com nosso usuário, até a certeza de que invalidar algumas ideias é tão importante quanto validar outras! O maior cuidado é, enquanto trabalhamos em nossos desafios semanais, manter também nosso time de atletas com um olho no longo prazo: vencer não apenas os próximos 100 metros, mas a grande corrida, oferecendo tecnologia educacional verdadeiramente transformadora.

Na prática, o que você pode fazer?

Experimente esse formato de design sprint na próxima semana. Escolha um problema que você está há tempos querendo solucionar e reúna um time pequeno, com autonomia e capacidade de execução para fazer o experimento. Siga o roteiro acima e faça o balanço ao final da semana: você ganhou mais agilidade? Se sim, replique para outros projetos e boa sorte!

Para se aprofundar, veja também:

Você vai até seu cliente só para validar suas ideias ou para criar algo realmente novo?

Ferramenta | Design Thinking para Pequenas Empresas

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, Geekie, Cofundador
Formado em Arquitetura e Urbanismo pela USP, trabalhou por dois anos com consultoria na área e depois foi para Stanford, nos Estados Unidos. Passou cinco anos morando em Nova York e trabalhando em instituições financeiras. Voltou para o Brasil em 2007, como vicepresidente do banco de investimentos Credit Suisse E depois assumiu o mesmo cargo no Goldman Sachs. Decidiu, em 2011, largar tudo e começar um negócio próprio totalmente do zero, fundando com Eduardo Bontempo a Geekie, empresa que oferece uma plataforma baseada no conceito de aprendizado adaptativo.

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1 Comentário

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  1. Valter Bolin - says:

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    Foco redobrado para não permitir demora na busca da solução dos problemas….simples e funcional !!!!

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