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5S: seu ambiente de trabalho mais organizado em cinco etapas

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5S: seu ambiente de trabalho mais organizado em cinco etapas

Conheça 5S, a ferramenta organizacional que ajuda a manter seu ambiente de trabalho em ordem e mais produtivo 

E lá vamos nós para outra técnica de gestão da qualidade vinda de lá de onde o sol nasce. É isso mesmo: assim como o Poka Yoke, de que falamos aqui, o 5S – consagrada técnica de organização e de métodos para manter o espaço de trabalho sempre nos conformes -, foi criada no Japão. Aliás, convenhamos: em se tratando de eficiência, disciplina e organização, ninguém no mundo supera os nipônicos.

O que significa?

Os 5S correspondem a “Seiri, Seiton, Seisô, Seiketsu e Shitsuke”. Não, não são os nomes dos cinco integrantes do antigo seriado Changeman; Os 5S correspondem, respectivamente, da transliteração de “classificar, organizar, limpar, padronizar e manter”. Alguns estudiosos dizem que a técnica foi desenvolvida por Hiroyuki Hirano; outros afirmam que surgiu em meados dos anos 1960, a partir das ideias de Kaoru Ishikawa.

Seja como for, você perceberá que se trata de uma metodologia que também pode ser extremamente útil na sua vida pessoal. Afinal, é a sabedoria milenar oriental a serviço dos desafios da vida contemporânea!

Mas serve para quê, exatamente?

A principal ideia por trás do 5S é manter o local de trabalho, a empresa como um todo e até a vida sempre organizados, limpos e sobretudo produtivos.

É uma técnica de fácil compreensão, mas cuja aplicação pode não ser tão simples, por implicar mudanças de atitudes e comportamentos, além de exigir o envolvimento de todos.

Requer, por isso, muita disciplina. De toda forma, o 5S pode ser extremamente útil se você quiser implantar uma organização eficiente, controlada. E esperamos que você queira!

Como funciona?

Para explicar em detalhes o funcionamento da ferramenta, o melhor é contar o que quer dizer cada um dos S por meio de dicas, para você aplicá-los em sua organização empresarial. Vamos lá:

1.Seiri (classificar): nesta primeira etapa, olhe atentamente para o seu espaço de trabalho. Avalie tudo o que é relevante para a execução da atividade; descarte o que for supérfluo. Procure instituir esta etapa primeiramente na sua área de trabalho, e depois a expanda para os locais comuns a todos os colaboradores da sua empresa. Ela é fundamental para que a operação da sua empresa se torne mais eficaz e focada, pois é comum que, com o tempo, seus colaboradores passem a juntar, em suas áreas de atuação, objetos físicos e itens virtuais que atrapalhem as atividades e desviem suas atenções.

2.Seiton (organizar): já descartou tudo o que atrapalhava a execução das atividades? Então agora é hora de colocar a mão na massa – e organizar. Arrumar a bagunça, devolver objetos a seus devidos lugares e deixar tudo na mais perfeita ordem, de preferência.

“Mas eu tenho que apagar um incêndio atrás do outro… Não sobra tempo pra manter a casa em ordem!”.

Claro, nós entendemos perfeitamente que o seu dia a dia é caótico, que você sempre está ocupado com mil e uma atividades, e que dificilmente sobra muito tempo para manter um escritório bem organizado. Mas acredite: vale a pena promover uma força-tarefa. Selecione um sábado, ou um dia em que as atividades estejam mais calmas, para mobilizar a equipe neste sentido.

Afinal, organizar pode ser trabalhoso. Mas, com um ambiente em ordem, fica muito mais fácil encontrar aquele papel de que você precisa – talvez o pedido mais importante do mês – e economizar tempo.

3.Seisô (limpar): depois de organizadas, as coisas precisam ser limpas. Este talvez seja o S mais fácil de se implantar, já que a maioria de nós, brasileiros, pode não ser lá tão organizada; mas o nosso gosto pela limpeza — tanto corporal quanto das áreas que ocupamos – é mundialmente reconhecido.

4.Seiketsu (padronizar): uma vez que você já instituiu os três S anteriores, é hora de levar a coisa a um novo patamar: padronizar o que foi feito. É costume ouvirmos empreendedores dizendo que adotaram a ferramenta de forma esporádica, normalmente uma vez no ano – quase sempre no início ou no final. Esta quarta etapa visa combater a prática: Seiketsu significa adotar os 3S iniciais como práticas rotineiras da empresa.

Em outras palavras, você precisa definir os padrões e os procedimentos para que os primeiros 3S sejam incorporados às práticas diárias da sua empresa. Ainda que seu empreendimento esteja no início, é importante que você já estabeleça estas práticas como culturais desde já, pois elas poderão fazer toda a diferença no futuro, beneficiando sua organização e sobretudo a eficiência das suas atividades.

5. Shitsuke (manter): já implantou todos os “ésses” anteriores? Muito bem, agora é manter! Shitsuke é a etapa dos 5S em que os quatro precedentes se tornam uma disciplina, uma cultura da organização. Neste momento, seus colaboradores já deverão praticar os 4S iniciais automaticamente.

Uma última dica: para estimular a implantação destas práticas, você pode criar uma newsletter, ou mesmo um “jornal-mural” com as decisões tomadas em reunião, e o progresso dos trabalhos. Assim, todos terão consciência de seus papeis nos processos do 5S.

Entendi! Existe alguma ferramenta que possa me ajudar?

Esta cartilha do Movimento Empreenda é uma ótima forma de aplicar hoje mesmo o 5S na sua empresa. Nela, há uma planilha com todos os passos a serem seguidos, além de outras dicas que podem ser muito proveitosas na hora de implantar.

Então chega de papo e mãos à obra!

A Endeavor é a organização líder no apoio a empreendedores de alto impacto ao redor do mundo. Presente em mais de 20 países, e com 8 escritórios em diversas regiões do Brasil.

Acreditamos que a força do exemplo é o caminho para multiplicar empreendedores que transformam o Brasil e por isso trazemos aprendizados práticos e histórias de superação de grandes nomes do empreendedorismo para que se disseminem e ajudem empreendedores a transformarem seus sonhos grandes e negócios de alto impacto.

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